Assistant budget pour garage indépendant et mécanique

Rendez-vous atelier, devis avant travaux, pièces commandées le jour même et véhicules de courtoisie.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Rassembler le réalisé de référenceRéunir par poste et par centre les trois derniers exercices et le réalisé de l'année en cours, pour servir de base de discussion au budget.
Recueillir les demandes des responsablesEnregistrer les demandes telles qu'elles sont formulées avec leur auteur et leur date, sans les corriger ni les réduire.
Écrire les hypothèses de chaque posteConsigner volume, prix, effectif, taux de charges, inflation et saisonnalité retenus pour chaque poste, en disant d'où vient chaque hypothèse.
Construire le chiffrage traçableBâtir le budget de façon que chaque total se remonte à ses hypothèses, sans aucun montant saisi en dur qui ne se rattache à rien.
Tenir les versions et les arbitragesConserver chaque version avec sa date et le détail de ce qui a changé, ligne par ligne, et à la demande de qui.
Actualiser la prévision de fin d'annéeReprendre le réalisé et les dérives constatées pour réestimer la fin d'exercice, en distinguant ce qui est déjà engagé de ce qui reste à engager.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur garage indépendant et mécanique.

Vocabulaire

OR: Ordre de réparation : le document qui ouvre l'intervention, liste ce qui est autorisé et sert de preuve de l'accord du client sur le montant.
Temps barémé: Durée officielle que le constructeur accorde à une opération ; la facture se calcule dessus, pas sur le temps réellement passé par le mécanicien.
Véhicule de courtoisie: Voiture prêtée pendant l'immobilisation ; elle se réserve avec le rendez-vous, sinon le client repart mécontent malgré un bon travail.
Pièce de réemploi: Pièce issue d'un véhicule hors d'usage, que le garage doit proposer au client sur une liste d'opérations définie par la réglementation.
Valise: Outil de diagnostic électronique branché sur la prise du véhicule ; il lit les codes défaut mais ne dit pas quelle pièce changer.

Documents

Ordre de réparation signé: Sans la signature du client sur le montant estimé, le garage ne peut pas réclamer le paiement d'un travail qu'il a pourtant effectué.
Devis avant travaux: Obligatoire dès que le client le demande et pour toute réparation ; il fige le prix et la liste des opérations avant que la clé soit tournée.
Facture d'entretien: Elle nourrit le carnet du véhicule et conditionne la garantie constructeur ; une facture imprécise coûte la garantie au client.
Fiche de diagnostic: Elle consigne les codes défaut relevés et les contrôles faits, et justifie le temps facturé quand la panne n'est pas celle annoncée.

Règles

Aucune réparation ne commence sans un ordre de réparation accepté par le client : au-delà du montant accepté, le garage rappelle et fait valider le supplément avant de continuer.

Les pièces remplacées sont restituées au client s'il les demande, hors pièces consignées et déchets réglementés, et la proposition de pièces de réemploi est tracée sur le devis.

L'agent ne valide aucun devis et n'engage aucune commande de pièce à la place du garagiste : il prépare le chiffrage, rappelle les accords manquants et classe les preuves, le garagiste tranche.

Spécificités

heure de main-d'œuvre: Taux horaire d'atelier, différent selon mécanique, électricité ou carrosserie ; c'est lui qui porte la marge du garage.
temps barémé: Unité de facturation des opérations courantes, lue dans la documentation technique et non chronométrée.
client automobiliste: Être prévenu avant tout dépassement du devis, savoir quand sa voiture sera prête, et repartir avec une facture qui dit ce qui a été fait.
distributeur de pièces: Une référence exacte et une commande passée avant l'heure de coupure de la tournée, sinon la livraison bascule au lendemain.
expert ou assureur: Des photos et un chiffrage avant intervention quand la réparation entre dans un sinistre, jamais une facture présentée après coup.; Les rendez-vous se prennent sur un planning à la demi-journée : une immobilisation qui déborde décale toute la file derrière elle et libère un véhicule de courtoisie trop tard.; Les pièces commandées le matin arrivent l'après-midi par la tournée du distributeur ; passé l'heure de commande, le véhicule dort une nuit de plus dans l'atelier.