Agent de contrôle documentaire pour garage indépendant et mécanique

Rendez-vous atelier, devis avant travaux, pièces commandées le jour même et véhicules de courtoisie.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur garage indépendant et mécanique.

Vocabulaire

OR: Ordre de réparation : le document qui ouvre l'intervention, liste ce qui est autorisé et sert de preuve de l'accord du client sur le montant.
Temps barémé: Durée officielle que le constructeur accorde à une opération ; la facture se calcule dessus, pas sur le temps réellement passé par le mécanicien.
Véhicule de courtoisie: Voiture prêtée pendant l'immobilisation ; elle se réserve avec le rendez-vous, sinon le client repart mécontent malgré un bon travail.
Pièce de réemploi: Pièce issue d'un véhicule hors d'usage, que le garage doit proposer au client sur une liste d'opérations définie par la réglementation.
Valise: Outil de diagnostic électronique branché sur la prise du véhicule ; il lit les codes défaut mais ne dit pas quelle pièce changer.

Documents

Ordre de réparation signé: Sans la signature du client sur le montant estimé, le garage ne peut pas réclamer le paiement d'un travail qu'il a pourtant effectué.
Devis avant travaux: Obligatoire dès que le client le demande et pour toute réparation ; il fige le prix et la liste des opérations avant que la clé soit tournée.
Facture d'entretien: Elle nourrit le carnet du véhicule et conditionne la garantie constructeur ; une facture imprécise coûte la garantie au client.
Fiche de diagnostic: Elle consigne les codes défaut relevés et les contrôles faits, et justifie le temps facturé quand la panne n'est pas celle annoncée.

Règles

Aucune réparation ne commence sans un ordre de réparation accepté par le client : au-delà du montant accepté, le garage rappelle et fait valider le supplément avant de continuer.

Les pièces remplacées sont restituées au client s'il les demande, hors pièces consignées et déchets réglementés, et la proposition de pièces de réemploi est tracée sur le devis.

L'agent ne valide aucun devis et n'engage aucune commande de pièce à la place du garagiste : il prépare le chiffrage, rappelle les accords manquants et classe les preuves, le garagiste tranche.

Spécificités

heure de main-d'œuvre: Taux horaire d'atelier, différent selon mécanique, électricité ou carrosserie ; c'est lui qui porte la marge du garage.
temps barémé: Unité de facturation des opérations courantes, lue dans la documentation technique et non chronométrée.
client automobiliste: Être prévenu avant tout dépassement du devis, savoir quand sa voiture sera prête, et repartir avec une facture qui dit ce qui a été fait.
distributeur de pièces: Une référence exacte et une commande passée avant l'heure de coupure de la tournée, sinon la livraison bascule au lendemain.
expert ou assureur: Des photos et un chiffrage avant intervention quand la réparation entre dans un sinistre, jamais une facture présentée après coup.; Les rendez-vous se prennent sur un planning à la demi-journée : une immobilisation qui déborde décale toute la file derrière elle et libère un véhicule de courtoisie trop tard.; Les pièces commandées le matin arrivent l'après-midi par la tournée du distributeur ; passé l'heure de commande, le véhicule dort une nuit de plus dans l'atelier.