Assistant opérations pour funéraire animalier, sur Microsoft 365

Des familles en deuil d'un animal, des cliniques vétérinaires qui confient l'essentiel des corps, et une traçabilité de sous-produits animaux jusqu'à la restitution des cendres.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation. Dans Microsoft 365.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine. Dans Microsoft 365.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur funéraire animalier.

Vocabulaire

Crémation collective: Plusieurs animaux ensemble, sans restitution des cendres à la famille.
Crémation individuelle: Un seul animal au four, avec restitution de ses cendres à la famille.
Crémation privée: Crémation individuelle à laquelle la famille assiste ou se recueille avant.
Sous-produit animal: Statut réglementaire du cadavre d'animal, dont transport et élimination se tracent.
Convention vétérinaire: Accord avec une clinique qui confie les animaux décédés et organise la collecte.

Documents

Bon d'enlèvement: Il ouvre la traçabilité de l'animal à sa prise en charge.
Document d'accompagnement: Il suit le corps pendant le transport jusqu'au crématorium.
Certificat de crémation: Remis à la famille avec les cendres, il atteste la crémation individuelle.
Grille de tarifs: Prix par poids et par formule, base de chaque devis.

Règles

Un animal confié en crémation individuelle n'est jamais traité en crémation collective.

Aucun corps ne circule sans bon d'enlèvement et document d'accompagnement.

Le devis ne contient aucune prestation que la famille n'a pas demandée.

Spécificités

kilogramme: L'unité de la grille de tarifs et de la charge du four.
tournée: L'unité de collecte chez les vétérinaires partenaires.
Familles: Attendent tact, choix clair entre les formules et certitude de recevoir les bonnes cendres.
Cliniques vétérinaires: Attendent une collecte régulière, des familles bien reçues et une facturation simple.
Services vétérinaires de l'État: Contrôlent l'enregistrement sanitaire et la traçabilité des sous-produits.; Les tournées de collecte passent chez les cliniques selon un calendrier fixé dans la convention.; Les cendres d'une crémation individuelle se rendent en quelques jours, selon le planning du four.; Les cliniques sont facturées chaque mois pour les animaux confiés.