Agent de réservation pour fret aérien et maritime

Cotations qui varient par semaine, documents de transport négociables et délais portuaires imprévisibles.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur fret aérien et maritime.

Vocabulaire

Incoterm: Règle qui dit où passent les frais et les risques entre vendeur et acheteur : elle décide qui paie quoi, et se choisit avant de coter.
Connaissement: Titre de transport maritime négociable, représentatif de la marchandise : celui qui le détient peut en prendre livraison, d'où sa valeur.
Lettre de transport aérien: Document du fret aérien : contrairement au connaissement maritime, elle n'est pas négociable et ne représente pas la marchandise.
Surestaries et détention: Frais qui courent quand un conteneur reste trop longtemps, dans le port ou en dehors : ils grimpent vite et surprennent le client.
Poids brut vérifié: Pesée du conteneur transmise avant chargement : sans elle, le conteneur reste à quai, quelle que soit l'urgence du client.
Surcharges: Suppléments ajoutés au taux de base pour le carburant, la monnaie ou la manutention : ils font souvent la moitié du prix final.

Documents

Connaissement ou lettre de transport aérien: Document du contrat de transport : le premier est négociable et se remet contre la marchandise, la seconde ne l'est pas.
Cotation datée et bornée: Les taux changent par semaine : une cotation sans date de validité expose à vendre au prix de la semaine passée.
Déclaration de poids brut vérifié: Transmise avant la clôture d'embarquement ; sans elle, le conteneur n'est pas chargé et le départ est manqué.
Instructions d'expédition du client: Reprennent l'incoterm, le destinataire, les documents exigés et les particularités : une instruction imprécise se paie en frais imprévus.

Règles

Toute cotation porte une date de validité et la liste des surcharges incluses : sans elles, la facture finale sera contestée.

Le poids brut vérifié est transmis avant la clôture : sans lui, le conteneur n'embarque pas, et l'urgence du client n'y change rien.

Un connaissement original est un titre : il se remet et se suit comme une valeur, jamais comme une simple copie de dossier.

L'incoterm se dit et s'écrit avant toute opération : c'est lui qui répartit frais, risques et formalités entre le vendeur et l'acheteur.

Spécificités

Conteneur équivalent vingt pieds: Unité de référence du maritime : elle sert à comparer les taux, les capacités et les volumes entre compagnies.
Poids taxable aérien: Poids réel ou poids volumétrique, le plus élevé des deux : en aérien, le volume coûte souvent plus cher que la masse.
Jours de franchise: Nombre de jours avant que les surestaries ne courent : c'est le compte à rebours réel de toute opération portuaire.
L'exportateur client: Connaît sa marchandise mais pas les incoterms : c'est au commissionnaire de lui dire ce qu'il prend à sa charge avant de signer.
La compagnie maritime ou aérienne: Impose ses clôtures de réservation, de documents et de pesée : un document en retard fait rouler l'envoi au départ suivant.
Le manutentionnaire portuaire: Facture la manutention et le stationnement : ses délais ne se négocient pas et ses frais s'accumulent par jour entamé.
Le destinataire à l'étranger: Dépend des documents envoyés : un connaissement original égaré bloque la marchandise à destination, parfois des semaines.; Les taux de fret se révisent par semaine ou par quinzaine : une cotation donnée sans date de validité devient fausse en quelques jours.; Les grandes fêtes asiatiques et les pics de fin d'année ferment ou saturent les départs : les réservations se prennent des semaines avant.; Le délai portuaire est imprévisible : la franchise de jours court quand même, et les surestaries commencent sans prévenir le client.