Agent de contrôle documentaire pour fret aérien et maritime

Cotations qui varient par semaine, documents de transport négociables et délais portuaires imprévisibles.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur fret aérien et maritime.

Vocabulaire

Incoterm: Règle qui dit où passent les frais et les risques entre vendeur et acheteur : elle décide qui paie quoi, et se choisit avant de coter.
Connaissement: Titre de transport maritime négociable, représentatif de la marchandise : celui qui le détient peut en prendre livraison, d'où sa valeur.
Lettre de transport aérien: Document du fret aérien : contrairement au connaissement maritime, elle n'est pas négociable et ne représente pas la marchandise.
Surestaries et détention: Frais qui courent quand un conteneur reste trop longtemps, dans le port ou en dehors : ils grimpent vite et surprennent le client.
Poids brut vérifié: Pesée du conteneur transmise avant chargement : sans elle, le conteneur reste à quai, quelle que soit l'urgence du client.
Surcharges: Suppléments ajoutés au taux de base pour le carburant, la monnaie ou la manutention : ils font souvent la moitié du prix final.

Documents

Connaissement ou lettre de transport aérien: Document du contrat de transport : le premier est négociable et se remet contre la marchandise, la seconde ne l'est pas.
Cotation datée et bornée: Les taux changent par semaine : une cotation sans date de validité expose à vendre au prix de la semaine passée.
Déclaration de poids brut vérifié: Transmise avant la clôture d'embarquement ; sans elle, le conteneur n'est pas chargé et le départ est manqué.
Instructions d'expédition du client: Reprennent l'incoterm, le destinataire, les documents exigés et les particularités : une instruction imprécise se paie en frais imprévus.

Règles

Toute cotation porte une date de validité et la liste des surcharges incluses : sans elles, la facture finale sera contestée.

Le poids brut vérifié est transmis avant la clôture : sans lui, le conteneur n'embarque pas, et l'urgence du client n'y change rien.

Un connaissement original est un titre : il se remet et se suit comme une valeur, jamais comme une simple copie de dossier.

L'incoterm se dit et s'écrit avant toute opération : c'est lui qui répartit frais, risques et formalités entre le vendeur et l'acheteur.

Spécificités

Conteneur équivalent vingt pieds: Unité de référence du maritime : elle sert à comparer les taux, les capacités et les volumes entre compagnies.
Poids taxable aérien: Poids réel ou poids volumétrique, le plus élevé des deux : en aérien, le volume coûte souvent plus cher que la masse.
Jours de franchise: Nombre de jours avant que les surestaries ne courent : c'est le compte à rebours réel de toute opération portuaire.
L'exportateur client: Connaît sa marchandise mais pas les incoterms : c'est au commissionnaire de lui dire ce qu'il prend à sa charge avant de signer.
La compagnie maritime ou aérienne: Impose ses clôtures de réservation, de documents et de pesée : un document en retard fait rouler l'envoi au départ suivant.
Le manutentionnaire portuaire: Facture la manutention et le stationnement : ses délais ne se négocient pas et ses frais s'accumulent par jour entamé.
Le destinataire à l'étranger: Dépend des documents envoyés : un connaissement original égaré bloque la marchandise à destination, parfois des semaines.; Les taux de fret se révisent par semaine ou par quinzaine : une cotation donnée sans date de validité devient fausse en quelques jours.; Les grandes fêtes asiatiques et les pics de fin d'année ferment ou saturent les départs : les réservations se prennent des semaines avant.; Le délai portuaire est imprévisible : la franchise de jours court quand même, et les surestaries commencent sans prévenir le client.