Gestionnaire de dossiers pour formation maritime

Des marins et officiers formés aux brevets de la marine marchande et de la pêche selon la convention STCW : sessions agréées, simulateurs, stages embarqués et revalidations des titres.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur formation maritime.

Vocabulaire

Convention STCW: La convention internationale sur les normes de formation, de délivrance des brevets et de veille des gens de mer.
Brevet: Le titre qui autorise à exercer une fonction à bord : capitaine, chef de quart, mécanicien, selon la jauge et la puissance.
Formation de base à la sécurité: Survie en mer, lutte contre l'incendie et premiers secours, exigés de tout marin et revalidés.
Revalidation: Le renouvellement périodique d'un titre ou d'un certificat, sous condition de navigation ou de stage.
Simulateur de passerelle: L'installation qui reproduit la conduite d'un navire pour les exercices de manœuvre et de quart.
Stage embarqué: La période de navigation en compagnie, avec tuteur et livret, exigée pour obtenir les brevets.

Documents

Attestation de formation: Signée par le responsable de l'organisme, elle permet au marin d'obtenir ou de revalider son titre.
Livret de stage embarqué: Il prouve les tâches accomplies à bord sous l'œil du tuteur pendant la navigation.
Procès-verbal de jury: Il valide les modules et fonde la délivrance des diplômes et des titres.
Agrément de formation: Délivré par l'administration maritime, il fixe programme, moyens et capacité de chaque session.

Règles

Aucun stagiaire n'entre en session sans aptitude médicale et prérequis vérifiés.

La capacité agréée d'une session n'est jamais dépassée.

Aucune attestation n'est délivrée sans signature du responsable et émargement complet.

Spécificités

Session: Une formation datée avec ses stagiaires, ses formateurs et ses moyens agréés.
Temps de navigation: Les mois de service en mer exigés pour accéder à un brevet, prouvés par le livret professionnel.
Capacité agréée: Le nombre maximal de stagiaires autorisé par session, notamment sur simulateur et en bassin.
Les élèves et stagiaires marins: Ils attendent des sessions à date et des attestations sans lesquelles ils ne peuvent embarquer.
Les compagnies maritimes et armements de pêche: Ils financent les formations et accueillent les stages embarqués.
Les directions interrégionales de la mer: Elles agréent les formations, siègent aux jurys et délivrent les titres.
Le service de santé des gens de mer: Il délivre l'aptitude médicale à la navigation, préalable aux formations et à l'embarquement.; La formation initiale suit l'année scolaire, avec jurys de semestre et périodes d'embarquement.; Les sessions de revalidation se remplissent selon les échéances des certificats des marins.; Les compagnies commandent des sessions dédiées hors des périodes de forte activité en mer.