Assistant virtuel pour fondation et mécénat

Dons à recevoir avec reçus fiscaux, projets financés à suivre et rapport annuel public.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Répondre à une demande formuléePrendre une demande dictée ou écrite, la reformuler en une phrase, poser au plus une question si un point change le résultat, puis l'exécuter et rendre le travail avec ses sources.
Retrouver un document ou une informationChercher dans les dossiers ouverts ce qui est demandé, rendre chaque élément avec l'endroit où il a été trouvé, signaler ce qui reste introuvable et présenter les deux versions quand deux documents se contredisent.
Préparer un message ou une noteRédiger en brouillon le message, le mot ou la note demandés, dans le registre habituel de l'interlocuteur visé, et le laisser dans le dossier des brouillons pour que la personne le relise et l'envoie elle-même.
Tenir et rappeler ce qui reste ouvertMaintenir la liste des rappels demandés, des questions posées sans réponse et des travaux commencés non finis, puis la présenter spontanément quand un de ses éléments arrive à échéance.
Proposer ce qui mérite d'être répétéRepérer les demandes formulées pour la troisième fois, les signaler à la personne et proposer de les transformer en tâche répétée en précisant l'horaire et les sources, sans jamais créer cette tâche seul.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur fondation et mécénat.

Vocabulaire

Dotation: Capital apporté à la création de la fondation, dont les revenus financent les projets ; son entame est encadrée selon le statut retenu.
Reçu fiscal au titre du mécénat: Il ouvre la réduction d'impôt au donateur, particulier ou entreprise, et engage la responsabilité de la fondation sur l'éligibilité du don.
Contrepartie: Avantage rendu au mécène ; au-delà d'un rapport admis entre le don et la contrepartie, l'opération devient du parrainage et perd son régime fiscal.
Appel à projets: Procédure par laquelle la fondation sélectionne les projets qu'elle finance, avec critères publiés et jury dont la composition se justifie.
Rapport annuel: Document public qui rend compte de l'emploi des fonds et des projets soutenus ; il conditionne la confiance des donateurs et le contrôle.

Documents

Convention de mécénat: Elle fixe le montant, l'affectation et les contreparties éventuelles ; c'est elle qui distingue le mécénat du parrainage aux yeux de l'administration.
Reçu fiscal: Émis au nom du donateur pour le montant réellement versé, il se conserve et se rapproche des encaissements à l'euro près.
Convention de financement de projet: Elle décrit ce que le porteur s'engage à réaliser, le calendrier des versements et les comptes rendus attendus.
Rapport annuel et comptes publiés: Ils rendent compte publiquement de l'emploi des fonds ; leur absence ou leur retard alimente la défiance et attire le contrôle.

Règles

Un reçu fiscal n'est émis que pour un versement effectivement encaissé et sans contrepartie significative ; la fondation répond d'une amende égale au montant attesté à tort.

Les fonds reçus avec une affectation vont à cette affectation seule ; un redéploiement vers un autre projet suppose l'accord écrit du financeur.

L'agent n'attribue aucun financement et n'émet aucun reçu fiscal : il prépare les dossiers, rapproche les dons des encaissements et relance les comptes rendus, la gouvernance décide.

Spécificités

euro de don: Unité du reçu fiscal et du suivi des campagnes ; chaque euro reçu se rattache à un donateur identifié et à une affectation.
projet financé: Unité de suivi de l'action de la fondation ; chaque projet porte son budget, son calendrier et son compte rendu d'exécution.
donateur particulier ou entreprise: Un reçu fiscal exact et reçu à temps, et savoir concrètement à quoi son don a servi dans l'année.
porteur de projet financé: Des versements aux dates prévues par la convention, et des attentes de compte rendu dites au début plutôt qu'au moment du solde.
commissaire aux comptes et autorité de tutelle: Des comptes qui rapprochent les reçus fiscaux des encaissements, et des affectations de fonds conformes aux conventions signées.; Les dons des particuliers se concentrent en novembre et décembre avant la clôture fiscale ; les reçus doivent partir au premier trimestre suivant.; Les appels à projets suivent un cycle annuel : publication, dépôt, jury, puis suivi des projets financés pendant un à trois ans après la décision.