Gestionnaire absences pour facility management et maintenance multitechnique

Contrats pluriannuels de maintenance de bâtiments chez le client, tenus en GMAO, payés au forfait P2 avec des travaux P3 à chiffrer et des pénalités sur les délais.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les absences du jourConsigner chaque absence signalée avec la personne, ses dates et sa nature administrative, transmettre au responsable RH toute pièce contenant une information de santé et n'en reprendre que les dates.
Relancer les justificatifs manquantsRepérer les absences dont le justificatif n'est pas parvenu dans le délai prévu et préparer un message court de relance, laissé en brouillon au responsable RH.
Suivre les fins d'absence et prolongationsSignaler avant l'échéance toute absence dont la fin approche sans nouvelle, et enregistrer les prolongations avec leurs seules dates dès qu'elles sont connues.
Préparer les retoursRéunir pour chaque retour attendu ce qu'il faut réactiver et les points restés en attente, et signaler l'obligation de visite de reprise quand la durée de l'absence la déclenche.
Calculer le taux d'absence par serviceProduire chaque mois le taux d'absence agrégé par service, sans aucune donnée nominative, et signaler à côté les faits utiles sans en proposer d'interprétation ni de classement.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur facility management et maintenance multitechnique.

Vocabulaire

P1, P2, P3: Les trois postes d'un contrat d'exploitation : fourniture d'énergie, entretien courant au forfait, gros entretien et renouvellement.
Préventif: Les gammes de maintenance planifiées dans la GMAO, dont le taux de réalisation est le premier indicateur lu par le client.
Délai d'intervention: Le temps contractuel entre la demande et l'arrivée du technicien, fixé par niveau d'urgence et soumis à pénalités.
Vérification réglementaire: Le contrôle périodique par organisme agréé des installations électriques, incendie, ascenseurs, levage ou pression.
Observation: Le défaut relevé au rapport de vérification, à lever et prouver avant la vérification suivante.
Helpdesk: Le point unique où le client dépose ses demandes, qui crée les bons d'intervention dans la GMAO.
Hard et soft services: La maintenance technique d'un côté, les services aux occupants (propreté, accueil, courrier) de l'autre.

Documents

Contrat et annexe technique: Ils disent ce qui est au forfait, ce qui se chiffre à part et les délais garantis par niveau d'urgence.
Bon d'intervention: Il trace chaque demande et chaque gamme réalisée ; clos dans la GMAO, il fonde les indicateurs du contrat.
Registre de sécurité: Il consigne vérifications, travaux et exercices ; la commission de sécurité commence par le lire.
Rapport mensuel d'exploitation: Il présente au client préventif, délais tenus, observations levées, consommations et propositions de travaux.
Carnet sanitaire: Il trace températures, analyses et purges des réseaux d'eau chaude contre le risque de légionelle.

Règles

Une observation de vérification réglementaire n'est levée qu'avec la preuve datée de l'intervention.

Tout travail hors forfait se chiffre et s'accepte par écrit avant d'être exécuté.

Les délais contractuels se mesurent depuis la demande, pas depuis la prise en charge par l'équipe.

Spécificités

Taux de réalisation du préventif: L'indicateur contractuel majeur, calculé sur les bons d'intervention clos du mois.
Demandes traitées dans les délais: Le pourcentage qui déclenche ou évite les pénalités, par niveau d'urgence.
Heures de technicien: La mesure de ce que coûte le contrat, rapprochée chaque mois du forfait facturé.
Le directeur immobilier ou des services généraux du client: Il attend des indicateurs tenus, des sites conformes et des propositions de travaux justifiées.
Les occupants du site: Ils attendent une réponse rapide à leur demande et ne voient du contrat que la panne non réglée.
Les organismes de contrôle: Ils vérifient les installations et attendent la levée prouvée de leurs observations.
Les sous-traitants spécialisés: Ascensoristes, frigoristes, espaces verts : ils attendent des commandes claires et un accès au site organisé.; Le préventif se planifie chaque semaine et se clôt chaque jour dans la GMAO, sinon le rapport du mois est faux.; Les vérifications réglementaires reviennent à date fixe, semestrielle ou annuelle, et ne glissent pas sans risque.; La revue de contrat avec le client revient chaque mois ou chaque trimestre, et la renégociation au terme du contrat.