Agent de réservation pour exploitation portuaire et manutention, sur Microsoft 365

Navires chargés et déchargés en un temps compté, par shifts de dockers et portiques commandés la veille, avec des plans de chargement qui ne tolèrent ni dangereux mal placé ni frigorifique sans prise.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur exploitation portuaire et manutention.

Vocabulaire

Shift: Vacation de travail du quai, de quelques heures : les équipes, portiques et engins se commandent et se facturent par shift.
Plan de chargement: Place de chaque conteneur à bord, par baie, rangée et plan, construite par port de déchargement, poids et contraintes de sécurité.
Ordre de service: Instruction remise à chaque équipe : navire, poste, portique, cale ou baie, sens des opérations et consignes particulières.
Remaniement: Mouvement improductif d'un conteneur déplacé pour en atteindre un autre : il coûte du temps de portique et se facture souvent.
Intermittent: Docker non mensualisé demandé en renfort au bureau de la main-d'œuvre du port, avant une heure limite la veille.
Lettre de réserves: Écrit qui constate une avarie ou un manquant au moment de la manutention et fixe à qui il est imputable.

Documents

Plan de chargement à l'arrivée (BAPLIE): Message normalisé de l'armateur décrivant chaque conteneur à bord et sa position : point de départ de la planification de l'escale.
Liste de chargement: Conteneurs à embarquer avec port de destination, poids brut vérifié, classe de danger et consigne de température.
Commande de main-d'œuvre: Nombre de dockers, conducteurs et pointeurs par shift, mensualisés puis intermittents, transmise avant l'heure limite.
Récapitulatif de facturation d'escale: Mouvements, prestations particulières, heures supplémentaires et attentes imputables, base de la facture à l'armateur.

Règles

Les marchandises dangereuses se placent selon la table de séparation du code IMDG, sans exception pour gagner un mouvement.

Aucun conteneur n'embarque sans poids brut vérifié transmis avant la clôture.

La stabilité du navire reste jugée par le bord : un plan non accepté par le second capitaine ne se charge pas.

Une avarie se constate et s'écrit au moment de la manutention, avec témoins : après, elle devient la faute du terminal.

Spécificités

Mouvement: Un conteneur levé par un portique, chargé ou déchargé : unité de mesure du travail et de la facturation au quai.
Mouvements par heure: Cadence d'un portique ou d'un navire : elle dit si l'escale tiendra son heure de départ et compare les terminaux.
Équivalent vingt pieds: Unité de volume du parc et du trafic du terminal, qui sert aussi aux statistiques du port.
L'armateur et son planificateur central: Attend que l'escale tienne la fenêtre et l'heure de départ, avec un plan de chargement conforme à ses consignes de rangement.
Le second capitaine du navire: Contrôle la stabilité et le saisissage avec son logiciel de chargement : il accepte ou refuse le plan proposé.
Le bureau de la main-d'œuvre du port: Reçoit la demande d'intermittents avant l'heure limite et affecte les dockers disponibles selon les règles du port.
Les dockers et conducteurs d'engins: Attendent un ordre de service complet et des consignes de sécurité claires avant de monter au shift.
La douane et l'autorité portuaire: Exigent statut douanier, déclaration des dangereux et contrôle des accès selon le code ISPS avant toute opération.; La main-d'œuvre se commande la veille pour chaque shift : une équipe manquante se découvre trop tard pour être remplacée.; Les escales des lignes régulières reviennent chaque semaine dans leur fenêtre d'accostage, avec des pointes en début et fin de semaine.; Le terminal tourne souvent jour et nuit, par shifts successifs, avec une passation d'avancement à chaque relève.