Gestionnaire documentaire pour expertise maritime et aéronautique, sur Microsoft 365

Cabinets d'experts missionnés par les assureurs transport, corps et aviation : constats contradictoires, chiffrage des avaries, avaries communes et sinistres d'avions.

Dans une entreprise de expertise maritime et aéronautique, ce poste s'appelle « Gestion documentaire des dossiers » (expertises).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le référentiel des famillesMaintenir pour chaque famille documentaire la version qui fait foi, la durée de conservation fixée, son motif et le cercle des lecteurs autorisés, en marquant comme non fixées les familles dont la durée n'a pas été arrêtée. Dans Microsoft 365.
Repérer les versions concurrentesDétecter les documents dont plusieurs versions coexistent sans qu'une soit identifiable comme la version de référence, et les lister avec leur emplacement et leur famille pour que le responsable désigne celle qui fait foi. Dans Microsoft 365.
Contrôler les droits d'accès réelsComparer les personnes qui accèdent effectivement à chaque famille au cercle prévu par le référentiel et signaler au responsable du document tout accès qui le dépasse, sans modifier aucun droit.
Proposer les destructions échuesÉtablir la liste des documents dont la durée de conservation est dépassée, avec famille, date d'échéance et emplacement, et la soumettre au responsable sans jamais supprimer quoi que ce soit. Dans Microsoft 365.
Consigner les destructions validéesInscrire au registre chaque destruction exécutée après validation, avec la date, la famille, le nom du validateur et la règle invoquée, dans un document qui ne s'efface ni ne se réécrit. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur expertise maritime et aéronautique.

Vocabulaire

Avarie particulière: Dommage accidentel à une marchandise ou un navire, supporté par son propriétaire et son assureur.
Avarie commune: Sacrifice ou dépense faite pour le salut commun, répartie entre navire, fret et cargaison au prorata.
Expertise contradictoire: Constat fait en présence ou après convocation de toutes les parties, pour leur être opposable.
Réserves: Protestation écrite au transporteur sur les dommages, dans des délais qui conditionnent le recours.
Assurance facultés: Assurance des marchandises transportées, distincte de l'assurance corps qui couvre le navire ou l'avion.
Perte totale réputée: Situation où réparer coûte plus que la valeur agréée : l'assureur indemnise la valeur entière.

Documents

Certificat d'avarie: Il décrit les dommages, leur cause probable et leur montant ; il fonde l'indemnité et le recours.
Rapport d'expertise: Préliminaire puis définitif, il sépare constats et avis et chiffre le sinistre pour l'assureur.
Règlement d'avarie commune: Établi par le dispacheur, il fixe la contribution de chaque intérêt à l'avarie commune.
Compromis d'avarie commune: Signé par le réceptionnaire avec une garantie, il permet la libération de sa marchandise.

Règles

L'expert constate et chiffre ; il ne se prononce jamais sur la prise en charge par l'assureur.

Constats et hypothèses sont séparés dans tout rapport.

Aucune marchandise sous avarie commune n'est libérée sans compromis et garantie.

L'agent prépare dossiers, chiffrages et rapports ; l'expert signe.

Spécificités

Valeur contributive: Valeur à destination de chaque intérêt sauvé, base de sa contribution à l'avarie commune.
Heures et cycles: Compteurs de vie d'un avion et de ses moteurs, qui fixent sa valeur et la dépréciation des pièces.
Jours de surestaries: Temps d'attente d'un navire au-delà du temps de planche, facturé selon la charte-partie.
L'assureur ou le réassureur: Il attend un rapport factuel, un chiffrage justifié et les éléments du recours, sans avis sur la garantie.
Le transporteur et son assureur: Ils attendent d'être convoqués à l'expertise et de recevoir les constats qui leur seront opposés.
L'armateur: Il attend du dispacheur des garanties réunies avant de libérer la cargaison, et un règlement juste.
L'atelier d'entretien agréé: Il attend un devis discuté poste par poste et une décision rapide pour remettre l'avion en service.; Une mission d'avarie se traite dans les jours qui suivent la livraison, avant que les réserves ne se prescrivent.; Une avarie commune se règle sur des mois, voire des années, le temps de réunir garanties et valeurs.; Un sinistre aviation suit l'immobilisation de l'appareil : rapport préliminaire rapide, définitif à la remise en service.