Secrétaire administratif pour expertise immobilière

Rapports d'évaluation engageant la responsabilité, avec méthodes normées et références de marché.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur expertise immobilière.

Vocabulaire

Valeur vénale: Prix qu'obtiendrait le bien sur le marché à la date de l'expertise, dans des conditions normales de vente et de délai.
Méthode par comparaison: Évaluation par les transactions récentes de biens semblables ; elle exige des références vérifiables et non des annonces en cours.
Méthode par capitalisation: Évaluation d'un bien loué à partir de son revenu et d'un taux de rendement du marché ; elle s'impose sur l'immobilier d'entreprise.
Charte de l'expertise: Référentiel professionnel qui fixe la méthode, la forme du rapport et l'indépendance de l'expert ; s'en écarter fragilise le rapport.
Mission et destinataire: Ce pour quoi l'expertise est demandée et qui s'en servira ; un rapport produit pour une succession ne vaut pas pour une banque.

Documents

Lettre de mission: Elle fixe l'objet, la date de valeur, le destinataire et les limites du travail ; sans elle, la responsabilité de l'expert n'a pas de contour.
Rapport d'expertise: Il expose la méthode, les références utilisées et le raisonnement ; un chiffre sans démonstration n'est pas opposable et se retourne contre l'expert.
Fiche de visite et relevé photographique: Ils datent l'état constaté du bien ; sans eux, une dégradation survenue après la visite se discute contre l'expert.
Tableau des références de marché: Il liste les transactions comparables avec leurs sources et leurs écarts ; c'est la pièce que conteste l'avocat ou l'administration.

Règles

L'expert n'évalue aucun bien dans lequel il a un intérêt direct ou indirect, et l'indépendance vis-à-vis du donneur d'ordre est écrite dans le rapport.

Toute valeur avancée s'appuie sur des références vérifiables citées dans le rapport, avec la date de valeur et les hypothèses retenues ; un chiffre sans démonstration n'est pas une expertise.

L'agent n'arrête aucune valeur et ne signe aucun rapport : il rassemble les références, prépare les tableaux comparatifs et vérifie les pièces, l'expert seul évalue et signe.

Spécificités

euro par mètre carré: Unité de comparaison des références, à ajuster de l'état, de l'étage et de l'exposition avant d'être appliquée au bien.
taux de rendement: Rapport entre le loyer annuel et la valeur du bien ; il porte l'évaluation d'un bien loué et se lit dans les transactions du marché.
notaire ou avocat: Une date de valeur conforme à la mission, une méthode explicitée et un rapport qui tienne devant une contestation ou un juge.
banque prêteuse: Une valeur prudente, des références datées et une mention claire des hypothèses retenues et des éléments non vérifiés.
propriétaire: Comprendre ce qui fait l'écart entre son attente et la valeur retenue, avec les comparables qui l'expliquent.; Les expertises de succession et de partage se concentrent quand le notaire ouvre le dossier ; le délai tient en semaines et la date de valeur, elle, est fixée par la loi.; Les évaluations annuelles de patrimoine pour les investisseurs tombent en fin d'exercice, avec une date de valeur commune et un calendrier serré de restitution.