Agent de traitement de formulaires pour expertise immobilière

Rapports d'évaluation engageant la responsabilité, avec méthodes normées et références de marché.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les nouveaux formulairesToutes les vingt minutes, relève les formulaires arrivés par email, par le formulaire du site ou déposés en fichier, et enregistre les informations extraites ainsi que les pièces jointes dans le dossier d'entrée.
Vérifier la complétude et classerDès qu'un formulaire est enregistré, vérifie que les champs obligatoires du gabarit sont renseignés, signale les champs manquants et classe le formulaire par motif et par degré d'urgence.
Mettre à jour le CRMCrée la fiche contact ou client dans le CRM si elle n'existe pas encore, ou met à jour la fiche existante avec les informations extraites du formulaire classé, sans créer de doublon.
Envoyer l'accusé de réceptionPrépare un accusé de réception adapté au motif du formulaire, avec la référence du dossier et le délai de réponse indicatif, et l'envoie après votre accord.
Planifier les rendez-vous demandésQuand un formulaire demande un rendez-vous ou un rappel, propose des créneaux disponibles, envoie la proposition après votre accord et inscrit le rendez-vous confirmé à l'agenda.
Relancer les formulaires incompletsChaque matin, prépare une relance courtoise pour chaque formulaire resté incomplet, en indiquant précisément les champs manquants, et l'envoie après votre accord.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, rédige un état des lieux des formulaires reçus, traités, en attente de complément et routés, et le lit à voix haute si vous êtes présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur expertise immobilière.

Vocabulaire

Valeur vénale: Prix qu'obtiendrait le bien sur le marché à la date de l'expertise, dans des conditions normales de vente et de délai.
Méthode par comparaison: Évaluation par les transactions récentes de biens semblables ; elle exige des références vérifiables et non des annonces en cours.
Méthode par capitalisation: Évaluation d'un bien loué à partir de son revenu et d'un taux de rendement du marché ; elle s'impose sur l'immobilier d'entreprise.
Charte de l'expertise: Référentiel professionnel qui fixe la méthode, la forme du rapport et l'indépendance de l'expert ; s'en écarter fragilise le rapport.
Mission et destinataire: Ce pour quoi l'expertise est demandée et qui s'en servira ; un rapport produit pour une succession ne vaut pas pour une banque.

Documents

Lettre de mission: Elle fixe l'objet, la date de valeur, le destinataire et les limites du travail ; sans elle, la responsabilité de l'expert n'a pas de contour.
Rapport d'expertise: Il expose la méthode, les références utilisées et le raisonnement ; un chiffre sans démonstration n'est pas opposable et se retourne contre l'expert.
Fiche de visite et relevé photographique: Ils datent l'état constaté du bien ; sans eux, une dégradation survenue après la visite se discute contre l'expert.
Tableau des références de marché: Il liste les transactions comparables avec leurs sources et leurs écarts ; c'est la pièce que conteste l'avocat ou l'administration.

Règles

L'expert n'évalue aucun bien dans lequel il a un intérêt direct ou indirect, et l'indépendance vis-à-vis du donneur d'ordre est écrite dans le rapport.

Toute valeur avancée s'appuie sur des références vérifiables citées dans le rapport, avec la date de valeur et les hypothèses retenues ; un chiffre sans démonstration n'est pas une expertise.

L'agent n'arrête aucune valeur et ne signe aucun rapport : il rassemble les références, prépare les tableaux comparatifs et vérifie les pièces, l'expert seul évalue et signe.

Spécificités

euro par mètre carré: Unité de comparaison des références, à ajuster de l'état, de l'étage et de l'exposition avant d'être appliquée au bien.
taux de rendement: Rapport entre le loyer annuel et la valeur du bien ; il porte l'évaluation d'un bien loué et se lit dans les transactions du marché.
notaire ou avocat: Une date de valeur conforme à la mission, une méthode explicitée et un rapport qui tienne devant une contestation ou un juge.
banque prêteuse: Une valeur prudente, des références datées et une mention claire des hypothèses retenues et des éléments non vérifiés.
propriétaire: Comprendre ce qui fait l'écart entre son attente et la valeur retenue, avec les comparables qui l'expliquent.; Les expertises de succession et de partage se concentrent quand le notaire ouvre le dossier ; le délai tient en semaines et la date de valeur, elle, est fixée par la loi.; Les évaluations annuelles de patrimoine pour les investisseurs tombent en fin d'exercice, avec une date de valeur commune et un calendrier serré de restitution.