Gestionnaire de notes de frais pour expertise comptable, sur Pennylane

Échéances fiscales identiques pour tous les clients au même moment, et pièces à réclamer sans fin.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas. Dans Pennylane.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement. Dans Pennylane.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur expertise comptable.

Lettre de mission: Le contrat qui définit ce que le cabinet fait et ne fait pas ; elle est obligatoire et se signe avant de commencer.
Liasse fiscale: Le jeu de tableaux déposé avec la déclaration de résultat ; sa date de dépôt ne se négocie pas.
Révision: Le contrôle des comptes avant établissement du bilan, où se rattrapent les erreurs de saisie de l'année.
Pièces manquantes: Les justificatifs que le client n'a pas fournis ; les réclamer occupe une part énorme du temps du cabinet.
Attestation: Le document signé par l'expert-comptable sur des chiffres, engageant sa responsabilité au-delà de la simple saisie.
Tableau de l'Ordre: L'inscription sans laquelle le titre et l'exercice sont interdits, avec ses obligations de formation et de contrôle.
Contrôle qualité: L'examen périodique du cabinet par l'Ordre, qui porte sur les dossiers et sur les procédures.
Portefeuille: L'ensemble des clients suivis, dont la répartition d'échéances fait la charge réelle du cabinet.

Lettre de mission signée: Elle borne la responsabilité du cabinet et se révise dès que la mission change, pas une fois pour toutes.
Dossier de révision annuel: Il justifie chaque poste du bilan et se présente au contrôle qualité comme à une éventuelle mise en cause.
Liasse fiscale et annexes: Le livrable réglementaire de l'exercice, dont la date de dépôt est la même pour tous les clients d'une catégorie.
Lettre d'affirmation du client: Signée par le dirigeant, elle confirme l'exhaustivité des informations transmises au cabinet.

Aucune mission ne commence sans lettre de mission signée : elle protège le client autant que le cabinet.

Un chiffre ne s'atteste que sur pièces justificatives réunies au dossier : l'affirmation du client ne suffit jamais.

Le secret professionnel couvre tout ce que le cabinet apprend : rien ne se dit à un tiers, banquier ou associé compris, sans accord écrit.

Une déclaration incomplète se dépose dans les délais avec les réserves écrites, plutôt qu'en retard avec des données inventées.

Dossiers clients: L'unité de charge du cabinet, dont le nombre par collaborateur décide de la qualité du travail.
Heures passées par dossier: La mesure de rentabilité réelle, souvent très éloignée de l'honoraire forfaitaire annoncé.
Jours avant échéance: Le compte à rebours qui gouverne toute l'organisation du printemps.
Le dirigeant client: Il attend des chiffres pour décider et fournit ses pièces en retard ; les deux sont vrais en même temps.
L'administration fiscale: Elle fixe les échéances et contrôle ; un retard de dépôt se paie en majorations pour le client.
La banque du client: Elle réclame des comptes à date pour instruire un financement, souvent avant que le bilan soit prêt.
Le contrôleur qualité de l'Ordre: Il examine les dossiers et les procédures, et ses observations engagent l'inscription du cabinet.; Les échéances fiscales tombent au même moment pour tous les clients, ce qui concentre la charge sur quelques semaines.; La collecte des pièces s'étale toute l'année, mais elle s'achève toujours dans l'urgence juste avant le bilan.; Les déclarations périodiques reviennent chaque mois ou chaque trimestre et ne souffrent aucun retard.