Agent de réservation pour établissement public de santé

Budget contraint, personnel en continu et dossiers patients sous secret médical renforcé.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur établissement public de santé.

Vocabulaire

Dossier patient: Ensemble des informations de santé du patient, couvert par le secret médical ; l'accès se fait au besoin d'en connaître et se trace.
Codage de l'activité: Traduction des séjours en actes et diagnostics qui détermine le financement ; un codage inexact se contrôle et se récupère sur l'établissement.
Continuité des soins: Obligation d'assurer la prise en charge jour et nuit ; elle commande les plannings, les gardes et les tableaux de service.
Commission médicale d'établissement: Instance des médecins qui donne son avis sur l'organisation des soins ; ses avis précèdent les décisions du directeur.
État prévisionnel des recettes et des dépenses: Budget de l'établissement, approuvé et suivi en cours d'année ; il encadre les recrutements et les investissements.

Documents

Dossier patient informatisé: Il rassemble observations, prescriptions et comptes rendus ; sa traçabilité d'accès se contrôle et tout accès injustifié est une faute.
Compte rendu d'hospitalisation: Transmis au médecin traitant à la sortie, il assure la continuité des soins et conditionne le suivi en ville.
Tableau de service: Il organise la présence médicale et soignante en continu ; un trou de garde engage la responsabilité de l'établissement.
Résumé de sortie standardisé: Il porte le codage du séjour transmis pour le financement ; son exactitude se contrôle et son erreur se rembourse.

Règles

Le secret médical couvre tout le dossier patient : l'accès se limite aux professionnels qui participent à sa prise en charge, se trace, et rien ne se dit à un proche sans l'accord du patient.

Le codage de l'activité décrit ce qui a réellement été fait : surcoter un séjour est une fraude qui se contrôle et se récupère, sous-coter prive le service de ses moyens.

L'agent ne consulte aucun dossier médical, ne code aucun séjour et ne décide d'aucun soin : il prépare les plannings, suit les échéances administratives et prépare les pièces, les soignants et la direction décident.

Spécificités

séjour: Unité de prise en charge hospitalière, codée puis valorisée ; c'est elle qui porte le financement et non le nombre de journées.
équivalent temps plein: Unité de comptage des effectifs soignants et médicaux, base des plannings et des budgets de personnel.
patient et proches: Une information claire sur la prise en charge, le respect de la personne de confiance désignée, et l'accès à son dossier dans les délais légaux.
équipe soignante: Des plannings publiés à l'avance, des transmissions complètes à la relève et des outils qui ne rallongent pas le temps passé loin du patient.
agence régionale de santé et tutelle: Une activité codée et transmise dans les délais, des indicateurs de qualité renseignés et un budget tenu sur l'exercice.; Les services tournent en continu avec des relèves à heures fixes ; la transmission entre équipes est le moment où se perdent ou se sauvent les informations.; Le codage des séjours se clôture mensuellement pour la transmission de l'activité ; un retard décale le financement du mois et se rattrape difficilement.