Assistant formation pour établissement public de santé

Budget contraint, personnel en continu et dossiers patients sous secret médical renforcé.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Inscrire et convoquerInscrire les salariés auprès de l'organisme, préparer les convocations avec tout ce dont ils ont besoin pour s'y rendre, réserver la salle ou obtenir le lien et poser les dates dans les agendas.
Monter les demandes de prise en chargeRéunir les pièces exigées par le financeur, préparer la demande dans son délai de dépôt, signaler celles qui manquent et suivre l'instruction jusqu'à l'accord ou au refus, sans signer ni déposer soi-même.
Collecter les pièces après la sessionVérifier les présences, réclamer émargements, attestations et évaluations, et ranger chaque pièce dans le dossier du salarié et dans celui de l'action, en relançant tant qu'elle manque.
Tenir le budget formationMettre à jour engagé, consommé et reste à engager par service et par action, annoncer un dépassement avant qu'il n'ait lieu et signaler sans le corriger tout écart entre une facture et le montant convenu.
Rappeler les échéances réglementairesSignaler les entretiens professionnels à tenir et les obligations de formation dont la date approche, en nommant le texte qui les porte et sans certifier la conformité de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur établissement public de santé.

Vocabulaire

Dossier patient: Ensemble des informations de santé du patient, couvert par le secret médical ; l'accès se fait au besoin d'en connaître et se trace.
Codage de l'activité: Traduction des séjours en actes et diagnostics qui détermine le financement ; un codage inexact se contrôle et se récupère sur l'établissement.
Continuité des soins: Obligation d'assurer la prise en charge jour et nuit ; elle commande les plannings, les gardes et les tableaux de service.
Commission médicale d'établissement: Instance des médecins qui donne son avis sur l'organisation des soins ; ses avis précèdent les décisions du directeur.
État prévisionnel des recettes et des dépenses: Budget de l'établissement, approuvé et suivi en cours d'année ; il encadre les recrutements et les investissements.

Documents

Dossier patient informatisé: Il rassemble observations, prescriptions et comptes rendus ; sa traçabilité d'accès se contrôle et tout accès injustifié est une faute.
Compte rendu d'hospitalisation: Transmis au médecin traitant à la sortie, il assure la continuité des soins et conditionne le suivi en ville.
Tableau de service: Il organise la présence médicale et soignante en continu ; un trou de garde engage la responsabilité de l'établissement.
Résumé de sortie standardisé: Il porte le codage du séjour transmis pour le financement ; son exactitude se contrôle et son erreur se rembourse.

Règles

Le secret médical couvre tout le dossier patient : l'accès se limite aux professionnels qui participent à sa prise en charge, se trace, et rien ne se dit à un proche sans l'accord du patient.

Le codage de l'activité décrit ce qui a réellement été fait : surcoter un séjour est une fraude qui se contrôle et se récupère, sous-coter prive le service de ses moyens.

L'agent ne consulte aucun dossier médical, ne code aucun séjour et ne décide d'aucun soin : il prépare les plannings, suit les échéances administratives et prépare les pièces, les soignants et la direction décident.

Spécificités

séjour: Unité de prise en charge hospitalière, codée puis valorisée ; c'est elle qui porte le financement et non le nombre de journées.
équivalent temps plein: Unité de comptage des effectifs soignants et médicaux, base des plannings et des budgets de personnel.
patient et proches: Une information claire sur la prise en charge, le respect de la personne de confiance désignée, et l'accès à son dossier dans les délais légaux.
équipe soignante: Des plannings publiés à l'avance, des transmissions complètes à la relève et des outils qui ne rallongent pas le temps passé loin du patient.
agence régionale de santé et tutelle: Une activité codée et transmise dans les délais, des indicateurs de qualité renseignés et un budget tenu sur l'exercice.; Les services tournent en continu avec des relèves à heures fixes ; la transmission entre équipes est le moment où se perdent ou se sauvent les informations.; Le codage des séjours se clôture mensuellement pour la transmission de l'activité ; un retard décale le financement du mois et se rattrape difficilement.