Assistant achats pour établissement pénitentiaire

Des personnes détenues dont la situation pénale se calcule au jour près sous double contrôle, et des services confiés à des entreprises en gestion déléguée, sous contrat et sous pénalités.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier les demandes internesVérifier quantité, date de besoin et imputation sur chaque demande reçue.
Renvoyer les demandes incomplètesDire au demandeur exactement ce qui manque pour que la demande soit traitée.
Préparer les commandesÉtablir les commandes à partir des demandes complètes et des prix en vigueur.
Relancer les accusés de réceptionRéclamer aux fournisseurs les confirmations de commande encore manquantes.
Suivre les dates annoncéesRelever les livraisons prévues et les retards signalés par les fournisseurs.
Rapprocher les facturesComparer chaque facture à sa commande et au bon de réception correspondant.
Traiter les écartsInstruire les différences de quantité ou de prix avant toute mise en paiement.
Relever les achats hors circuitCompter les factures sans commande et les rattacher au service demandeur.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur établissement pénitentiaire.

Vocabulaire

Écrou: Acte qui constate l'entrée d'une personne en détention sur un titre régulier ; il s'inscrit au registre d'écrou.
Greffe pénitentiaire: Service qui gère la situation pénale des personnes détenues : écrou, dates, mouvements, libérations.
Titre de détention: Décision judiciaire qui fonde la détention ; son échéance commande une libération ou une décision nouvelle.
Double contrôle: Vérification de chaque calcul et de chaque mouvement par un second agent avant validation.
Commission d'application des peines: Instance où les magistrats examinent réductions de peine et aménagements.
Gestion déléguée: Contrat qui confie à une entreprise la restauration, l'hôtellerie, la maintenance ou le travail en détention.

Documents

Registre d'écrou: Il trace les entrées et sorties des personnes détenues ; seul le greffe habilité y écrit.
Fiche pénale: Elle porte condamnations, détention subie, réductions et dates de fin de peine calculées.
Rapport périodique du titulaire: Il rend compte au client des prestations, des indicateurs et des écarts du mois.
Plan de prévention: Il encadre chaque intervention d'une entreprise extérieure en détention.

Règles

L'agent ne prend aucune décision sur une personne détenue : il prépare pour le greffier et l'autorité judiciaire, sous double contrôle.

Aucune information sur une personne détenue ne se communique à qui n'y a pas droit.

Rien ni personne n'entre en détention sans autorisation de l'administration pénitentiaire.

Spécificités

personne détenue: L'unité de la situation pénale, des mouvements et de la capacité de l'établissement.
jour de détention: L'unité du calcul des peines, des échéances et des réductions.
Juridictions et parquet: Attendent l'exécution exacte des décisions et la transmission immédiate des demandes.
Direction de l'établissement: Attend une situation pénale sûre et des services rendus sans incident.
Titulaire de gestion déléguée: Attend des autorisations d'accès à temps et des indicateurs discutés sur des faits.
Avocats et familles: Attendent des informations exactes dans les limites de ce qui peut leur être dit.; Le greffe vérifie chaque matin les échéances des titres de détention et les libérations du jour.; Les commissions d'application des peines se tiennent selon un calendrier fixé avec les magistrats.; Les indicateurs de gestion déléguée se calculent et se discutent chaque mois avec l'administration.