Assistant RH pour esthétique et soins du visage

Prestations sur rendez-vous en cabine, avec cartes d'abonnement, forfaits et revente de cosmétiques.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer les demandes du jourLire chaque message reçu sur la boîte RH, identifier l'auteur et sa demande réelle, la classer par famille, la rattacher au dossier du salarié et noter depuis quand elle attend.
Préparer les réponses courantesRédiger en brouillon la réponse aux demandes administratives courantes, y joindre le document attendu quand il peut être produit depuis les dossiers ouverts, et laisser le responsable RH relire et envoyer.
Remonter ce qui ne se traite pas par formulaireRepérer dans le flux les messages touchant à une situation personnelle, un conflit, un arrêt long ou un signalement, et les transmettre immédiatement au responsable RH dans les termes de leur auteur, sans classement ni résumé.
Tenir le tableau des demandes en coursMettre à jour l'état de chaque demande ouverte, calculer son ancienneté et faire remonter en tête celles qui dépassent cinq jours ouvrés sans réponse, quelle que soit leur nature.
Signaler les échéances qui approchentComparer les demandes en cours aux délais légaux ou conventionnels qui les encadrent et alerter le responsable RH avant qu'une échéance ne soit dépassée, en nommant la règle concernée sans en garantir l'application.
Rendre compte de la journéeÉcrire chaque soir ce qui est parti, ce qui attend une signature, ce qui traîne depuis plus de cinq jours et ce qui a été remonté sans être traité, en une page lisible par le responsable RH.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur esthétique et soins du visage.

Vocabulaire

Cabine: Poste de soin fermé ; c'est l'unité de capacité de l'institut, le planning se construisant par cabine et par praticienne, jamais par institut.
Protocole de soin: Enchaînement écrit des étapes et des produits d'un soin, avec sa durée : il rend le soin identique d'une praticienne à l'autre.
Forfait prépayé: Série de séances payées d'avance à tarif réduit ; l'argent est encaissé avant le service et le solde restant se suit séance par séance.
Double trempage: Replonger dans le pot une spatule déjà passée sur la peau : geste interdit, il contamine tout le pot et se remarque immédiatement.
Diagnostic de peau: Examen préalable qui oriente le soin et écarte les contre-indications ; il se note et se refait, la peau changeant avec la saison.

Documents

Fiche cliente avec contre-indications: Note les allergies, les traitements en cours, les grossesses et les soins récents : c'est elle qui autorise ou interdit un soin, pas la demande.
Diplôme de la responsable: Certificat d'aptitude professionnelle esthétique ou titre équivalent, exigé pour exercer comme pour diriger : l'activité est réglementée.
Protocole de soin: Décrit les étapes, les produits et les durées ; il sert à former, à tenir le planning et à répondre à une réclamation sur un soin donné.
Suivi des cartes et des forfaits: Enregistre les séances payées, consommées et restantes ; sans ce suivi, un litige sur un forfait se règle toujours en faveur de la cliente.

Règles

L'épilation définitive au laser relève du médecin : un institut ne la pratique pas et ne la propose pas, quelle que soit l'insistance de la cliente.

Aucun acte médical en cabine : ni injection, ni peeling profond, ni mésothérapie, ni promesse de traiter une maladie de peau.

Une spatule ayant touché la peau ne retourne jamais dans le pot de cire : le pot entier est perdu dès lors que le geste a eu lieu.

Un soin ne se promet ni amaigrissant ni thérapeutique : les allégations sur le corps sont contrôlées et engagent directement l'institut.

La fiche de contre-indications se relit avant chaque soin : un traitement commencé depuis la dernière visite peut interdire ce qui était possible avant.

Spécificités

Minutes de cabine: Durée du soin, cabine occupée : elle commande le planning, le prix et le nombre de clientes possibles dans la journée.
Cabine: Nombre de postes de soin disponibles en même temps : c'est le plafond réel de l'institut, quelles que soient les demandes.
Séance: Unité de consommation d'un forfait : elle se décompte à chaque venue et le solde s'annonce à la cliente avant qu'elle ne le demande.
La cliente en forfait: Attend que son solde de séances soit connu sans qu'elle le demande, et qu'un rendez-vous annulé lui soit reproposé rapidement.
Le fournisseur de la marque de soins: Livre les produits de cabine et de revente, forme aux protocoles et attend un engagement de volume sur l'année.
Le médecin, en cas de doute: Reçoit la cliente dont la peau présente une lésion ou une réaction : l'institut oriente vers lui et ne diagnostique rien lui-même.
La cliente qui offre un coffret: Achète pour quelqu'un d'autre et veut une validité, un montant et une prestation clairs, écrits noir sur blanc sur le bon.; Le printemps ouvre la saison des épilations et décembre celle des coffrets cadeaux : deux pics qui ne se préparent pas de la même façon.; Les soins du visage se renouvellent toutes les quatre à six semaines et l'épilation toutes les trois à quatre : le rappel construit le planning.; Les créneaux de fin de journée et du samedi partent les premiers ; les heures creuses de milieu de semaine ne se remplissent que par des offres ciblées.