Assistant de direction pour esthétique et soins du visage

Prestations sur rendez-vous en cabine, avec cartes d'abonnement, forfaits et revente de cosmétiques.

Dans une entreprise de esthétique et soins du visage, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier ce qui monte et ce qui redescendLire chaque élément arrivé sur les canaux du dirigeant, ne faire monter que ce qui exige son arbitrage avec contexte, enjeu et décision attendue, et préparer la redirection du reste vers la bonne personne.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousMonter la veille au soir, pour chaque rendez-vous du lendemain, une page donnant l'interlocuteur et sa qualité, le dernier échange, les points restés ouverts et l'objectif de la rencontre.
Extraire les décisions et les actionsTirer des notes ou de l'enregistrement d'une réunion deux listes séparées, les décisions telles qu'elles ont été formulées et les actions avec leur responsable et leur date, en signalant celles qui restent à préciser.
Relancer les actions en retardComparer les actions ouvertes à leur date annoncée, préparer en brouillon la relance de chaque responsable en retard et présenter au dirigeant celles qui glissent une seconde fois.
Rendre le point du soirÉcrire chaque fin de journée ce qui monte le lendemain, ce qui a été redirigé et repris, les actions closes et les actions en retard avec le nom de leur responsable, en une page.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur esthétique et soins du visage.

Vocabulaire

Cabine: Poste de soin fermé ; c'est l'unité de capacité de l'institut, le planning se construisant par cabine et par praticienne, jamais par institut.
Protocole de soin: Enchaînement écrit des étapes et des produits d'un soin, avec sa durée : il rend le soin identique d'une praticienne à l'autre.
Forfait prépayé: Série de séances payées d'avance à tarif réduit ; l'argent est encaissé avant le service et le solde restant se suit séance par séance.
Double trempage: Replonger dans le pot une spatule déjà passée sur la peau : geste interdit, il contamine tout le pot et se remarque immédiatement.
Diagnostic de peau: Examen préalable qui oriente le soin et écarte les contre-indications ; il se note et se refait, la peau changeant avec la saison.

Documents

Fiche cliente avec contre-indications: Note les allergies, les traitements en cours, les grossesses et les soins récents : c'est elle qui autorise ou interdit un soin, pas la demande.
Diplôme de la responsable: Certificat d'aptitude professionnelle esthétique ou titre équivalent, exigé pour exercer comme pour diriger : l'activité est réglementée.
Protocole de soin: Décrit les étapes, les produits et les durées ; il sert à former, à tenir le planning et à répondre à une réclamation sur un soin donné.
Suivi des cartes et des forfaits: Enregistre les séances payées, consommées et restantes ; sans ce suivi, un litige sur un forfait se règle toujours en faveur de la cliente.

Règles

L'épilation définitive au laser relève du médecin : un institut ne la pratique pas et ne la propose pas, quelle que soit l'insistance de la cliente.

Aucun acte médical en cabine : ni injection, ni peeling profond, ni mésothérapie, ni promesse de traiter une maladie de peau.

Une spatule ayant touché la peau ne retourne jamais dans le pot de cire : le pot entier est perdu dès lors que le geste a eu lieu.

Un soin ne se promet ni amaigrissant ni thérapeutique : les allégations sur le corps sont contrôlées et engagent directement l'institut.

La fiche de contre-indications se relit avant chaque soin : un traitement commencé depuis la dernière visite peut interdire ce qui était possible avant.

Spécificités

Minutes de cabine: Durée du soin, cabine occupée : elle commande le planning, le prix et le nombre de clientes possibles dans la journée.
Cabine: Nombre de postes de soin disponibles en même temps : c'est le plafond réel de l'institut, quelles que soient les demandes.
Séance: Unité de consommation d'un forfait : elle se décompte à chaque venue et le solde s'annonce à la cliente avant qu'elle ne le demande.
La cliente en forfait: Attend que son solde de séances soit connu sans qu'elle le demande, et qu'un rendez-vous annulé lui soit reproposé rapidement.
Le fournisseur de la marque de soins: Livre les produits de cabine et de revente, forme aux protocoles et attend un engagement de volume sur l'année.
Le médecin, en cas de doute: Reçoit la cliente dont la peau présente une lésion ou une réaction : l'institut oriente vers lui et ne diagnostique rien lui-même.
La cliente qui offre un coffret: Achète pour quelqu'un d'autre et veut une validité, un montant et une prestation clairs, écrits noir sur blanc sur le bon.; Le printemps ouvre la saison des épilations et décembre celle des coffrets cadeaux : deux pics qui ne se préparent pas de la même façon.; Les soins du visage se renouvellent toutes les quatre à six semaines et l'épilation toutes les trois à quatre : le rappel construit le planning.; Les créneaux de fin de journée et du samedi partent les premiers ; les heures creuses de milieu de semaine ne se remplissent que par des offres ciblées.