Gestionnaire documentaire pour entreprise de travaux agricoles

Matériel lourd loué avec chauffeur, facturé à l'hectare ou à l'heure, avec des pointes très courtes.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le référentiel des famillesMaintenir pour chaque famille documentaire la version qui fait foi, la durée de conservation fixée, son motif et le cercle des lecteurs autorisés, en marquant comme non fixées les familles dont la durée n'a pas été arrêtée.
Repérer les versions concurrentesDétecter les documents dont plusieurs versions coexistent sans qu'une soit identifiable comme la version de référence, et les lister avec leur emplacement et leur famille pour que le responsable désigne celle qui fait foi.
Contrôler les droits d'accès réelsComparer les personnes qui accèdent effectivement à chaque famille au cercle prévu par le référentiel et signaler au responsable du document tout accès qui le dépasse, sans modifier aucun droit.
Proposer les destructions échuesÉtablir la liste des documents dont la durée de conservation est dépassée, avec famille, date d'échéance et emplacement, et la soumettre au responsable sans jamais supprimer quoi que ce soit.
Consigner les destructions validéesInscrire au registre chaque destruction exécutée après validation, avec la date, la famille, le nom du validateur et la règle invoquée, dans un document qui ne s'efface ni ne se réécrit.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur entreprise de travaux agricoles.

Chantier: Une intervention chez un client sur une parcelle donnée : elle se réserve, se planifie et se facture à l'hectare ou à l'heure.
Pointe: Les quelques semaines où tous les clients veulent le même matériel le même jour : semis, ensilage, moisson.
Facturation à l'hectare: Le tarif au travail réalisé plutôt qu'au temps passé : il récompense le rendement du chantier et rassure le client.
Ensilage: Le chantier collectif de récolte du maïs fourrage, où toute la chaîne doit tourner sans temps mort.
Convention de prestation: L'accord écrit avec l'exploitant qui fixe les travaux, les tarifs, les conditions d'accès et les responsabilités.
Convoi agricole: Le déplacement du matériel sur route, soumis à des largeurs, des signalisations et parfois des horaires réglementés.

Devis de travaux: Le document qui chiffre l'intervention à l'hectare ou à l'heure et fixe les conditions d'annulation en cas de météo.
Bon de travaux signé: Le relevé de fin de chantier avec les surfaces, les heures et les fournitures : il fonde la facture et coupe court aux contestations.
Titres et vérifications du matériel: Les cartes grises et les contrôles périodiques des engins et remorques, exigés pour circuler et couverts par l'assurance.
Attestation de responsabilité civile professionnelle: La couverture des dommages causés chez le client ou sur la route, à fournir avant le premier chantier.
Fiche d'entretien des machines: Le suivi des révisions, des heures moteur et des pannes ; il conditionne la disponibilité au moment de la pointe.

Un chantier ne démarre pas sans devis accepté ni sans assurance de responsabilité civile professionnelle en cours de validité.

Les convois de matériel sur route respectent les largeurs, la signalisation et les horaires imposés, gyrophare compris.

Le bon de travaux se signe en fin de chantier, sur place, avec les surfaces et les heures réellement réalisées.

L'agent n'engage aucune date de chantier sans l'accord du chef d'entreprise : il prépare le planning, relance et prévient les clients.

hectare travaillé: L'unité de facturation de la plupart des chantiers et de comparaison du rendement d'une machine à l'autre.
heure moteur: L'unité de facturation des travaux au temps passé et de suivi de l'entretien du matériel.
tonne transportée: L'unité des chantiers de transport de récolte, du champ au silo ou au bâtiment de stockage.
Exploitant client: Attend une date tenue à la demi-journée près en pleine pointe et un chantier fini proprement, sans dégât dans la parcelle.
Chauffeur saisonnier: Attend des consignes de chantier claires, un matériel prêt à partir et des heures décomptées correctement.
Concessionnaire de matériel: Attend des révisions programmées hors saison et un appel immédiat en cas de panne pour sortir une pièce à temps.
Coopérative ou silo: Attend des bennes annoncées et des horaires respectés, parce que la réception est saturée en pleine moisson.; Tout se concentre sur quelques semaines : semis de printemps, ensilage, moisson, et le reste de l'année sert à entretenir le matériel.; Une journée de pluie décale tous les chantiers de la semaine et se rattrape en travaillant tard le soir.; Les réservations se prennent des mois avant la pointe, et un client non recontacté à temps part chez le voisin.; L'entretien lourd des machines se fait l'hiver : une panne en pleine moisson coûte le chantier et souvent le client.