Assistant opérations pour entreposage et logistique contractuelle

Facturation à la palette stockée et à la ligne préparée, avec inventaires tournants et taux de service contractuel.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur entreposage et logistique contractuelle.

Ligne de commande: Une référence dans une commande : c'est l'unité de travail et de facturation de la préparation, bien plus que le nombre de colis.
Sortie par date de péremption: Règle qui fait partir en premier le lot dont la date est la plus proche : sur un produit daté, elle prime sur l'ordre d'entrée.
Inventaire tournant: Comptage continu zone par zone, au lieu d'un arrêt annuel : il maintient la fiabilité du stock sans fermer l'entrepôt.
Taux de service: Part des lignes livrées complètes et à l'heure : c'est l'indicateur sur lequel le contrat logistique est jugé et parfois pénalisé.
Adressage: Repère d'un emplacement par allée, travée et niveau : un adressage faux fait perdre plus de temps qu'une rupture de stock.
Freinte: Taux de perte et de casse admis par le contrat : au-delà, le prestataire rembourse, et c'est l'inventaire qui l'établit.

Contrat logistique: Fixe les unités d'œuvre facturées, le taux de service attendu, la freinte admise et les pénalités : tout litige y revient.
Bon de réception avec réserves: Compté et contrôlé à l'arrivée : une réserve non portée à la réception rend le prestataire responsable d'un manquant jamais reçu.
Rapport d'inventaire tournant: Donne l'écart par zone et par référence : c'est lui qui dit si le stock informatique est croyable, avant toute discussion commerciale.
Récépissé de l'installation classée: L'entrepôt relève d'un régime selon son volume et les matières stockées : le récépissé et les contrôles se présentent à l'inspection.

Les réserves se portent à la réception, référence par référence : passé ce moment, un manquant devient une perte du prestataire.

La sortie par date de péremption prime sur l'ordre d'entrée : un produit daté sorti dans le mauvais ordre est une perte sèche.

Un écart d'inventaire se déclare au client dès qu'il est constaté : le découvrir en fin de contrat transforme un écart en litige.

Les matières stockées restent dans les limites du régime déclaré : en ajouter une non prévue peut faire changer le régime de tout l'entrepôt.

Palette stockée: Unité de facturation du stockage, comptée par période : le prix se joue sur l'occupation moyenne, pas sur le pic de saison.
Ligne préparée: Unité de facturation de la préparation : deux commandes du même volume ne coûtent pas pareil si le nombre de lignes diffère.
Mètre cube utile: Capacité réelle de l'entrepôt : elle se compte en volume exploitable sous ferme, jamais en mètres carrés au sol.
Le client donneur d'ordre: Juge sur le taux de service et l'écart d'inventaire : il attend une alerte avant la rupture, pas une explication après.
Le transporteur qui enlève: Arrive sur un créneau et repart : un quai non prêt à l'heure fait manquer le départ et décale toute la livraison.
L'inspection des installations classées: Contrôle les matières stockées, les distances, le désenfumage et les moyens de secours ; elle peut imposer un arrêt immédiat.
L'agence d'intérim: Fournit les renforts de pointe : elle attend des prévisions plusieurs semaines avant, sans quoi elle envoie des profils non formés.; Les pics de fin d'année et de soldes doublent les volumes préparés : l'intérim se réserve et se forme des semaines avant.; La réception se fait le matin et l'expédition en fin de journée : entre les deux, la préparation doit absorber les commandes du jour.; L'inventaire tournant avance par zones tout au long de l'année, pour éviter l'arrêt complet qu'impose un inventaire général.