Gestionnaire de notes de frais pour enseignement supérieur et recherche

Financements par projets, publications et doctorants, avec une gestion administrative lourde.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur enseignement supérieur et recherche.

Vocabulaire

Unité d'enseignement: Bloc de formation affecté de crédits européens ; la validation d'un diplôme se lit en crédits acquis et non en moyenne générale.
Financement sur projet: Ressource attribuée pour une durée et un objet précis, avec dépenses éligibles listées ; une dépense hors périmètre est reprise au solde.
Jury de diplôme: Instance souveraine qui arrête les résultats ; ses délibérations sont secrètes et ses décisions ne se modifient que par lui-même.
Archive ouverte: Dépôt des publications en libre accès, souvent obligatoire pour les travaux financés sur fonds publics ; il conditionne l'évaluation des unités.
Contrat doctoral: Contrat de travail du doctorant, avec obligations de formation et durée encadrée ; il se distingue nettement d'une simple inscription en thèse.

Documents

Maquette de formation accréditée: Elle fixe les unités, les crédits et les modalités de contrôle ; s'en écarter en cours d'année fragilise la délivrance du diplôme.
Procès-verbal de jury: Signé par le président du jury, il arrête les résultats et ouvre les recours ; une note corrigée hors jury n'a aucune valeur.
Convention de financement de recherche: Elle liste les dépenses éligibles, les échéances et les livrables ; le solde ne se verse qu'au vu du rapport final accepté.
Convention de stage: Signée avant le début du stage par les trois parties, elle fixe la gratification et le tuteur ; un stage commencé sans convention n'est pas couvert.

Règles

Les résultats sont arrêtés par le jury seul et ses délibérations sont secrètes : aucune note ne se modifie, ne s'annonce ni ne se commente en dehors de lui.

Les dépenses sur financement de projet respectent les règles d'éligibilité de la convention ; une dépense hors périmètre est reprise sur le solde et pèse sur l'établissement.

L'agent ne se prononce sur aucun résultat et n'engage aucune dépense de projet : il prépare les dossiers, suit les échéances de rapport et relance les pièces, le jury et l'ordonnateur décident.

Spécificités

crédit européen: Unité de validation des enseignements, transférable entre établissements ; elle commande le parcours et la mobilité de l'étudiant.
euro de crédit de projet: Montant affecté à un projet de recherche avec sa nature de dépense ; le suivi se fait ligne à ligne et non en enveloppe globale.
étudiant: Une inscription traitée vite, des résultats publiés aux dates annoncées, et une réponse sur ses crédits acquis et sa poursuite d'études.
enseignant-chercheur: Des crédits de projet disponibles au moment où il en a besoin, et une charge administrative qui n'empiète pas sur la recherche.
financeur et tutelle: Des dépenses conformes aux règles d'éligibilité, des rapports remis aux échéances et des publications déposées en archive ouverte.; L'année universitaire se joue sur deux semestres avec deux sessions d'examens et des jurys qui verrouillent les résultats avant la campagne d'inscription suivante.; Les appels à projets de recherche ouvrent à dates fixes et les rapports intermédiaires tombent à date anniversaire ; un rapport en retard suspend le versement suivant.