Agent de contrôle documentaire pour école de pilotage et formation aéronautique, sur Microsoft 365

Organisme agréé qui forme des pilotes selon un programme approuvé : leçons signées au livret, avions et simulateurs planifiés selon la météo, examens passés auprès de l'autorité.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle. Dans Microsoft 365.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif. Dans Microsoft 365.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle. Dans Microsoft 365.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur école de pilotage et formation aéronautique.

Vocabulaire

ATO: Organisme de formation agréé par l'autorité pour dispenser les formations aux licences et qualifications de pilote.
Livret de progression: Document où chaque leçon est signée par l'instructeur ; seule preuve de la formation suivie.
Lâcher solo: Premier vol de l'élève seul à bord, décidé par l'instructeur quand l'élève est prêt.
Double commande: Vol d'instruction avec l'instructeur à bord, compté à part des heures en solo.
Certificat médical: Aptitude médicale de la classe exigée, sans laquelle l'élève ne peut pas voler.
Test en vol: Examen pratique final passé devant un examinateur pour obtenir la licence ou la qualification.

Documents

Programme de formation approuvé: Contenus, ordre des phases et heures minimales, approuvés par l'autorité et appliqués sans écart non déclaré.
Livret de progression de l'élève: Suivi signé de chaque leçon en vol et au sol, relu avant toute présentation à l'examen.
Planning des vols d'instruction: Affecte élèves, instructeurs, avions et simulateurs à chaque créneau de la journée.
Manuel de l'organisme de formation: Décrit organisation, responsabilités et procédures de l'école au titre de son agrément.

Règles

Aucune leçon n'est planifiée avant que la précédente soit signée au livret.

Un avion dont une échéance de maintenance est dépassée ne vole pas.

Un élève sans certificat médical valide ne vole pas, même en double commande.

Le lâcher solo et la présentation à l'examen relèvent de l'instructeur et du responsable pédagogique.

Spécificités

Heure de vol: Base du programme, de la facturation à l'élève et des échéances de maintenance des avions.
Heure de simulateur: Comptée à part du vol réel dans le programme et facturée à un autre tarif.
L'élève pilote: Attend un planning tenu, une progression lisible, ses heures comptées et ses examens réservés à temps.
L'instructeur: Attend un élève préparé, un avion disponible et des créneaux compatibles avec ses qualifications.
L'autorité de l'aviation civile: Agrée l'école, organise les examens et attend des dossiers d'élèves complets.
Le financeur: Banque, employeur ou compagnie partenaire : attend attestations de présence, factures et suivi des résultats.; Le planning de la semaine se construit chaque jeudi, puis se refait chaque jour selon la météo et les pannes.; Les promotions entrent à dates fixes et suivent les phases théoriques puis pratiques du programme.; Les audits de conformité de l'autorité et les contrôles internes rythment l'année de l'école.