Gestionnaire de dossiers pour distribution de matériel médical

Location et vente d'appareils remboursés, livraison au domicile et maintenance obligatoire.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur distribution de matériel médical.

Prescription: L'ordonnance qui autorise la fourniture : sans elle, rien ne part et rien n'est remboursé.
Location: Le mode de fourniture le plus courant du matériel lourd, facturé au forfait et suivi pièce par pièce.
Forfait de prise en charge: Le montant remboursé par l'assurance maladie pour un matériel donné, qui encadre le prix.
Matériovigilance: Le signalement obligatoire de tout incident lié à un dispositif médical.
Désinfection: Le traitement d'un matériel repris avant toute nouvelle pose chez un patient.

Ordonnance: Le titre qui ouvre la fourniture et le remboursement, à vérifier avant toute livraison.
Demande d'entente préalable: L'accord de l'assurance maladie exigé pour certains matériels avant installation.
Bon de livraison signé du patient: La preuve de l'installation effective, base de la facturation à l'assurance maladie.
Fiche de traçabilité du dispositif: Le lien entre un numéro de série et le patient qui l'a eu, exigé en cas d'incident.

Ne jamais fournir un dispositif sans prescription valide en cours de validité.

Ne jamais reposer chez un patient un matériel repris sans sa désinfection tracée.

Ne jamais différer un signalement de matériovigilance après un incident.

le forfait: L'unité de facturation du matériel loué, hebdomadaire ou mensuelle selon le dispositif.
la pièce: Les consommables et les petits matériels se comptent à l'unité.
l'intervention: Le déplacement au domicile, qui est le vrai coût du métier.
Patient: Un matériel installé et expliqué chez lui, et quelqu'un à appeler quand ça ne marche pas.
Infirmier libéral: Du consommable disponible et un matériel prêt quand il arrive au domicile.
Médecin prescripteur: Que sa prescription soit suivie exactement et qu'on le prévienne si elle ne peut pas l'être.
Caisse d'assurance maladie: Des ordonnances valides, des ententes préalables obtenues et des facturations justifiées.; Les sorties d'hôpital du vendredi imposent des installations en urgence avant le week-end.; L'hiver et les épidémies respiratoires font monter d'un coup les demandes d'oxygène et d'aide respiratoire.