Assistant opérations pour distribution de films et droits audiovisuels, sur HubSpot CRM

Sociétés qui achètent des droits de films et de programmes, les sortent en salle, les vendent aux chaînes et plateformes au fil de la chronologie des médias et reversent leurs recettes aux ayants droit.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes. Dans HubSpot CRM.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges. Dans HubSpot CRM.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi. Dans HubSpot CRM.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine. Dans HubSpot CRM.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur distribution de films et droits audiovisuels.

Vocabulaire

Plan de sortie: Le nombre d'écrans, les villes et les salles visés pour la sortie d'un film, décidés avant la date.
Minimum garanti: L'avance versée à l'ayant droit à l'achat des droits, récupérée sur les recettes avant tout reversement.
Chronologie des médias: Les délais après la sortie en salle avant l'ouverture de la vidéo, des chaînes payantes, des plateformes et des chaînes gratuites.
Disponibilité des droits: L'état libre ou cédé d'un droit par territoire, support, langue, période et exclusivité.
Gel: L'interdiction contractuelle d'exploiter une œuvre sur un support pendant une période, au profit d'un acheteur.
Reddition de comptes: Le relevé périodique dû à l'ayant droit : recettes par source, commission, frais, minimum garanti récupéré et solde.

Documents

Contrat d'acquisition ou de mandat: Le contrat qui fixe les droits acquis, leur durée, le minimum garanti et la commission.
Contrat de licence: La cession d'un droit à une chaîne, une plateforme ou un distributeur étranger, avec ses fenêtres et ses gels.
Bordereaux de recettes des salles: Les déclarations hebdomadaires des salles, base de la location facturée aux exploitants.
Relevé de reddition de comptes: Le relevé remis à chaque ayant droit avec le détail des recettes et le solde à reverser.

Règles

Aucun droit n'est vendu sans vérification de sa disponibilité sur territoire, support, langue, période et gels.

Aucune reddition de comptes ne part sans validation de la direction financière.

Aucun taux ni aucune durée d'exposition n'est accepté sans l'accord du directeur de la distribution.

L'agent ne signe aucun contrat et ne donne aucun avis juridique : il prépare, vérifie et calcule.

Spécificités

écran: L'unité du plan de sortie et de la combinaison de salles d'un film.
territoire: L'unité de vente des droits, avec le support, la langue, la durée et l'exclusivité.
fenêtre: La période ouverte à un mode d'exploitation selon la chronologie des médias et les contrats.
Programmateurs de salles: Attendent un film qui fera des entrées, des animations et des conditions claires.
Producteurs et ayants droit: Attendent des redditions de comptes exactes, à l'échéance, pièces à l'appui.
Chaînes et plateformes: Attendent des droits libres sur leur fenêtre et du matériel conforme à leur cahier des charges.
CNC: Attend les déclarations et l'inscription des contrats au registre public du cinéma et de l'audiovisuel.; Le plan de sortie se décide des semaines avant la sortie et se corrige dès le premier mercredi.; Les entrées se suivent chaque jour pendant les premières semaines et les maintiens se négocient chaque lundi.; Les redditions de comptes se font aux échéances des contrats, souvent chaque semestre puis chaque année.