Gestionnaire de dossiers pour discothèque et établissement de nuit

Activité nocturne de fin de semaine, sécurité obligatoire à l'entrée et nuisances sonores encadrées.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur discothèque et établissement de nuit.

Ouverture de nuit: L'exploitation au-delà de l'heure de droit commun, soumise à autorisation préfectorale et à des obligations propres.
Agent de sécurité privée: Le professionnel titulaire d'une carte professionnelle délivrée par le CNAPS : aucun physionomiste improvisé à l'entrée.
Limiteur de pression acoustique: Le dispositif qui plafonne et enregistre le niveau sonore de la salle ; son relevé est demandé en cas de plainte.
Étude d'impact des nuisances sonores: L'étude obligatoire qui décrit l'isolation et les mesures prises pour ne pas gêner le voisinage.
Jauge: L'effectif maximal fixé par la commission de sécurité ; le dépasser engage la responsabilité pénale de l'exploitant.
Vestiaire: Le dépôt des effets contre un jeton : il engage la responsabilité de l'établissement en cas de perte ou de vol.

Autorisation d'ouverture de nuit: L'autorisation préfectorale qui fixe l'heure de fermeture et les conditions à respecter chaque nuit d'exploitation.
Carte professionnelle des agents de sécurité: Le titre que chaque agent doit détenir ; l'exploitant le vérifie avant la soirée et en conserve une copie.
Relevé du limiteur et étude acoustique: Les pièces exigées en cas de plainte de voisinage ou de contrôle du niveau sonore de l'établissement.
Registre de sécurité incendie: Les vérifications d'alarme, d'éclairage de sécurité et d'issues, contrôlées par la commission de sécurité.
Contrat d'artiste ou de prestation: L'engagement d'un disc-jockey ou d'un groupe, avec sa rémunération, son statut et les cotisations correspondantes.

Aucun agent n'est placé à l'entrée sans carte professionnelle en cours de validité, vérifiée avant la soirée.

La jauge autorisée ne se dépasse jamais, quelle que soit l'affluence devant la porte.

Un refus d'entrée ne repose sur aucun critère lié à l'origine, au sexe ou à l'apparence : la discrimination est un délit.

L'agent ne gère aucune entrée et ne décide d'aucun refus : il prépare les plannings, les contrats et les déclarations.

entrée: L'unité de fréquentation et de billetterie : elle se compte à la porte et se compare en continu à la jauge.
nuit d'exploitation: L'unité de programmation et de coût : équipe, sécurité, artiste et sacem se comptent à la nuit.
décibel: L'unité de contrôle du niveau sonore, plafonnée par la réglementation et enregistrée par le limiteur.
Client: Attend une entrée sans arbitraire, un vestiaire qui rend ce qu'on lui a confié et une sécurité présente sans être brutale.
Préfecture et police: Attendent une fermeture à l'heure, des agents de sécurité en règle et aucune vente d'alcool à un mineur.
Voisinage: Attend le silence après la fermeture et une sortie de clientèle encadrée ; une plainte répétée mène à la fermeture.
Société de sécurité: Attend un effectif commandé à l'avance et une consigne écrite sur la conduite à tenir devant un refus d'entrée.; L'activité tient sur les nuits du vendredi et du samedi, plus quelques soirées d'événement dans l'année.; La soirée se prépare l'après-midi et se démonte à l'aube : le personnel travaille à contretemps du reste du monde.; Les fêtes de fin d'année, les week-ends de festival et les vacances d'été font les meilleures nuits de l'année.; Les contrôles de sécurité et de niveau sonore tombent sans prévenir, souvent à la suite d'une plainte de voisinage.