Agent de transcription pour direction juridique d'entreprise

Le service interne d'une entreprise qui conseille les directions, négocie les contrats, pilote les litiges avec les avocats et tient la vie sociale, sans facturer d'honoraires.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Vérifier la qualité de l'enregistrementÉcouter le début d'un enregistrement déposé et signaler avant transcription ce qui empêchera un texte fiable : bruit de fond, micro éloigné, voix superposées, langue inattendue.
Transcrire mot pour motÉcrire ce qui est dit sans rien ajouter ni corriger, découper par tour de parole, horodater à chaque changement d'intervenant et marquer les passages inaudibles et les mots incertains.
Nommer les intervenantsAppliquer la correspondance entre les voix et les noms lorsqu'elle a été fournie, et demander cette correspondance plutôt que de deviner un locuteur à partir de ce qu'il dit.
Produire la version nettoyéeRetirer les hésitations, les répétitions et les amorces avortées sans reformuler aucune phrase, et conserver la version verbatim à côté de la version relue.
Tenir le registre des traitementsConsigner pour chaque enregistrement confié sa source, sa durée, la date de traitement et les documents produits, afin de savoir ce qui a été transcrit et où cela se trouve.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur direction juridique d'entreprise.

Vocabulaire

Client interne: La direction opérationnelle qui sollicite le service juridique ; c'est elle qui porte le risque métier.
Registre des litiges: La liste des contentieux en cours avec montant, probabilité et provision, utilisée pour la clôture des comptes.
Lettre de mission d'avocat: Le cadre écrit d'intervention d'un cabinet externe, qui borne son périmètre et ses honoraires.
Secrétariat juridique: La tenue des assemblées, conseils, registres et formalités des sociétés du groupe.
Délégation de pouvoirs: Le document qui dit qui peut signer quoi au nom de l'entreprise ; un contrat mal signé est fragile.

Documents

Contrat-cadre et conditions générales: Ils fixent les règles avec clients et fournisseurs et servent de base à toute négociation.
Tableau des risques juridiques: Il chiffre chaque litige et sert à la direction financière pour les provisions.
Procès-verbaux d'assemblée et de conseil: Ils prouvent les décisions sociales et se déposent au greffe quand la loi l'exige.
Note juridique: Elle répond à une question d'une direction avec les textes, l'analyse et la recommandation.

Règles

Aucun contrat ne se signe hors des délégations de pouvoirs en vigueur.

Aucune transaction ne se conclut sans l'accord du directeur juridique et de la direction concernée.

Chaque litige porte sa date de prescription et ses échéances au calendrier du service.

Spécificités

Dossier: Une demande, un contrat ou un litige suivi de l'ouverture à la clôture.
Coût complet d'un dossier: Le temps interne plus les honoraires externes, mesure de la charge du service.
Provision pour litige: Le montant comptabilisé au titre d'un risque probable, arbitré chaque trimestre.
Les directions opérationnelles: Elles attendent une réponse claire et rapide, et qu'on leur dise ce qu'elles peuvent faire.
La direction générale: Elle veut connaître les risques majeurs et décide des transactions importantes.
Les avocats externes: Ils plaident et conseillent sur mandat, et rendent compte de leurs diligences et de leurs honoraires.
Les commissaires aux comptes: Ils interrogent le service sur les litiges et les engagements à la clôture.; Les clôtures trimestrielles et annuelles exigent le tableau des litiges et des provisions à jour.; L'assemblée générale annuelle d'approbation des comptes se prépare dans les six mois de la clôture.; Les demandes des directions arrivent en continu et se priorisent chaque semaine.