Gestionnaire de dossiers pour déménagement

Devis au volume après visite, saisonnalité écrasée sur l'été et responsabilité sur les objets transportés.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur déménagement.

Visite technique: Passage chez le client avant le devis : elle mesure le volume, les accès, les étages et le stationnement, et conditionne tout le reste.
Mètre cube: Unité du devis : le volume estimé décide du camion, de l'équipe et du prix, et une erreur de dix pour cent se paie le jour même.
Déclaration de valeur: Liste chiffrée du mobilier, avec les objets de valeur nommés : elle fixe le plafond d'indemnisation en cas de dommage.
Bulletin de livraison: Document signé à l'arrivée : les réserves s'y portent sur-le-champ et se confirment par écrit dans le délai prévu au contrat.
Monte-meuble: Élévateur extérieur employé quand l'escalier ne passe pas : il se réserve à l'avance et change le prix comme la durée du chantier.
Autorisation de stationnement: Demandée en mairie pour réserver la place du camion : sans elle, l'équipe porte sur cinquante mètres et la journée est perdue.

Devis détaillé après visite: Porte le volume, les accès, les prestations incluses et la date : c'est lui qui engage, pas l'estimation donnée au téléphone.
Lettre de voiture et déclaration de valeur: Décrivent le mobilier transporté et sa valeur déclarée : elles fixent la responsabilité et le plafond d'indemnisation.
Bulletin de livraison avec réserves: Signé à l'arrivée : une réserve écrite au moment de la livraison, puis confirmée dans le délai, est la seule voie d'indemnisation.
Autorisation de stationnement de la mairie: Obtenue avant le jour du déménagement et affichée sur place : elle réserve l'emplacement et évite de perdre des heures de portage.

Le devis se fait après visite technique : chiffrer un volume au téléphone, c'est s'engager sur un prix que le jour même contredira.

La déclaration de valeur fixe le plafond d'indemnisation : elle se remplit avec le client, objet de valeur par objet de valeur.

Les réserves se portent sur le bulletin de livraison à l'arrivée, puis se confirment par écrit dans le délai du contrat : après, rien n'est dû.

L'autorisation de stationnement se demande à la mairie avant le jour dit : sans elle, le portage supplémentaire n'est ni prévu ni payé.

Mètre cube: Unité du volume à déménager : elle commande le camion, la taille de l'équipe, la durée et le prix de toute l'opération.
Étage et distance de portage: Étages sans ascenseur et mètres entre la porte et le camion : deux logements du même volume ne coûtent pas pareil.
Journée-équipe: Unité de coût réelle : un déménagement se chiffre en hommes et en jours, et c'est ce que le client ne voit pas dans le prix.
Le client particulier: Sous-estime son volume et oublie la cave : la visite technique sert autant à le lui montrer qu'à mesurer le mobilier.
Le gardien ou le syndic: Donne l'accès, l'ascenseur et les horaires autorisés dans l'immeuble : un accord obtenu tardivement bloque toute la matinée.
La mairie: Délivre l'autorisation de stationnement dans un délai qui lui appartient : la demande se fait bien avant la date du déménagement.
L'équipe de déménageurs: Travaille sur un temps et un volume annoncés : un devis sous-estimé se paie par une journée qui déborde et une équipe épuisée.; De juin à septembre se fait la plus grande part de l'année : les dates de fin de mois et les samedis partent des mois à l'avance.; Les fins de mois concentrent les déménagements à cause des dates de bail : le reste du mois est nettement plus creux.; La visite technique se fait des semaines avant : la repousser, c'est découvrir le matin même un accès que le camion ne prend pas.