Gestionnaire de courrier pour défense et armement

Des programmes de dix à trente ans pour un client d'État, sous licence d'exportation et protection du secret : chaque plan, chaque visite et chaque pièce de rechange a son autorisation.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les arrivéesInscrire au registre chaque courrier arrivé avec sa date de réception réelle, son expéditeur, sa nature, son destinataire interne et sa référence, en signalant tout écart entre la date d'arrivée et celle du traitement.
Isoler les courriers à délaiRepérer les recommandés, les accusés de réception et les courriers ouvrant un temps de réponse, calculer leur date limite depuis la réception et les porter au suivi des délais avec leur preuve.
Orienter vers le bon destinataireTransmettre chaque courrier à la personne compétente selon le plan d'orientation, adresser au responsable administratif ce qui ne s'oriente pas avec certitude, et remonter le jour même les expéditeurs sensibles.
Préparer les courriers sortantsComposer le pli demandé, assembler les pièces annoncées et vérifier que chacune est présente, puis le soumettre au responsable qui relit et expédie lui-même.
Tenir le registre des départsInscrire chaque courrier expédié avec sa date d'envoi, son destinataire, son objet, son mode d'envoi et la preuve associée, et classer cette preuve avec l'entrée correspondante.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur défense et armement.

Vocabulaire

Matériel de guerre: Ce que liste l'arrêté du 27 juin 2012 : sa fabrication, son commerce et son exportation sont soumis à autorisation.
CIEEMG: La commission interministérielle qui instruit les demandes de licence d'exportation des matériels de guerre.
Habilitation: L'autorisation d'accéder à un niveau de classification, toujours liée au besoin d'en connaître.
MCO: Le maintien en condition opérationnelle, qui fait vivre le système chez le client pendant toute sa durée de service.
Soutien logistique intégré: La discipline qui prépare dès la conception rechanges, maintenance, documentation et formation.
Revue de jalon: Le passage contractuel où le client, souvent la DGA, accepte une étape du programme et ses livrables.
ITAR: La réglementation américaine qui suit un composant de défense d'origine américaine jusque dans le produit fini.

Documents

Licence d'exportation: Elle autorise une opération précise et en fixe les conditions de quantité, de valeur et de destinataire.
Plan de contrôle de sécurité: Il décrit comment l'entreprise protège les informations classifiées d'un contrat.
Certificat d'utilisateur final: Il engage le client étranger sur l'usage et la non-réexportation du matériel.
Spécification technique de besoin: Elle fixe ce que le système doit faire et sert de référence à chaque revue.
Dossier de définition: Il fige la configuration livrée, base du soutien et de toute modification.

Règles

Aucune exportation de matériel, de donnée technique ou de prestation sans licence qui la couvre.

Aucun accès à une information classifiée sans habilitation et besoin d'en connaître.

Toute modification de configuration se juge sur ses effets en sécurité, en soutien et en exportation.

Les livrables contractuels ne partent au client qu'après revue interne tracée.

Spécificités

Programme: L'unité de pilotage : un système, un client, un contrat et un calendrier de jalons sur des années.
Taux de disponibilité: La part du temps où le système est apte à la mission, souvent contractuelle en MCO.
Niveau de classification: Diffusion restreinte, secret ou très secret, qui fixe les règles de manipulation.
La Direction générale de l'armement: Elle pilote les programmes nationaux, relit chaque livrable et prononce les acceptations.
Les clients export et leurs marines ou armées: Ils attendent offset, transfert de compétences et soutien sur toute la durée de service.
La DRSD: Elle inspecte la protection du secret et des sites, et ses observations s'appliquent.
Le service des biens à double usage et les douanes: Ils contrôlent licences, classements et exportations réalisées.
Les sous-traitants et équipementiers: Ils doivent être habilités, couverts par les licences et tenus par les clauses du contrat.; Les programmes avancent de jalon en jalon, chaque revue client conditionnant le paiement suivant.; Les comptes rendus d'exportation se déclarent chaque semestre à l'administration.; Les habilitations se renouvellent à échéance et s'instruisent plusieurs mois avant l'affectation.; Le MCO suit un rythme d'arrêts techniques fixés par le client et ses bases.