Secrétaire administratif pour croisière et hôtellerie fluviale

Hôtels flottants qui changent d'escale chaque jour : programme tenu sur les avis à la batellerie, approvisionnement par escale et équipage qui vit à bord.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur croisière et hôtellerie fluviale.

Vocabulaire

Avis à la batellerie: L'avis du gestionnaire de la voie navigable sur les chômages, restrictions, travaux et niveaux d'eau.
Chômage d'ouvrage: La fermeture programmée d'une écluse pour travaux, publiée à l'avance, que l'itinéraire doit contourner.
Directeur hôtelier: Le responsable à bord de tout ce qui n'est pas la navigation : réception, cabines, restauration, excursions, équipage hôtelier.
Escale: L'arrêt du bateau à un quai réservé, avec excursion, avitaillement et parfois relève d'équipage.
Manifeste: La liste des passagers à bord, avec cabines et besoins particuliers, qui sert au service comme à la sécurité.
Appontement: Le quai ou ponton d'accostage d'une ville d'escale, réservé à l'avance en saison.

Documents

Programme de navigation: Le calendrier de la saison bateau par bateau : itinéraires, escales, écluses et horaires.
Manifeste des passagers: La liste des passagers et de leurs besoins, remise au commandant avant l'appareillage.
Bon de commande d'avitaillement: La commande de vivres, boissons et linge livrée à un quai et une heure convenus.
Certificat communautaire du bateau: Le titre de navigation du bateau qui fixe le nombre de passagers et l'équipage minimal.

Règles

Le commandant décide seul de naviguer ou non ; les opérations proposent.

Aucun itinéraire vendu ne change sans décision de la direction, et les passagers en sont informés avant le départ.

Les temps de travail et de repos de l'équipage sont respectés malgré les escales.

L'agent ne change aucun itinéraire et ne passe aucune commande : il prépare programmes, manifestes, commandes et messages.

Spécificités

passager-nuit: L'unité de vente et de remplissage, suivie par croisière et par bateau.
coût vivres par passager: L'indicateur de la restauration à bord, suivi croisière par croisière.
escale: L'unité d'organisation : un quai, une excursion, une livraison.
Passager: Attend l'itinéraire vendu, une information rapide en cas de changement et un service hôtelier constant.
Agence de voyages: Attend la confirmation des cabines, les changements d'itinéraire avant le départ et les documents de voyage.
Gestionnaire de la voie navigable: Attend le respect des avis, des horaires d'écluse et des restrictions de navigation.
Commandant du bateau: Attend le manifeste, les besoins particuliers des passagers et le respect de sa décision de naviguer.; La saison va de mars à novembre, avec les marchés de Noël en fin d'année sur certains fleuves.; Les chômages d'ouvrages se publient des mois à l'avance et se contournent dans le programme de saison.; Les crues de printemps et les basses eaux de fin d'été obligent à des plans de repli en cours de saison.