Gestionnaire de notes de frais pour crèche et petite enfance

Places agréées, taux d'encadrement obligatoire et facturation aux familles selon leurs revenus.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur crèche et petite enfance.

Vocabulaire

Places agréées: Nombre d'enfants que l'établissement peut accueillir, fixé par l'autorisation : le dépasser durablement met cette autorisation en cause.
Taux d'encadrement: Nombre de professionnels par enfant, fixé par la réglementation selon que les enfants marchent ou non : il ne se discute jamais.
Participation familiale: Tarif horaire calculé selon les ressources et la composition de la famille, d'après un barème national : il ne se négocie pas.
Taux d'occupation: Rapport entre les heures facturées et les heures d'ouverture : c'est l'indicateur dont dépend le financement de la structure.
Médecin référent santé et accueil inclusif: Professionnel dont l'intervention est obligatoire : il accompagne l'accueil des enfants à besoins particuliers et les protocoles.
Protocoles obligatoires: Documents écrits couvrant la mise en sûreté, les soins, les sorties et l'accueil d'un enfant malade : leur absence est un manquement grave.

Documents

Règlement de fonctionnement: Remis aux familles : il fixe les horaires, les conditions d'accueil, les absences, les tarifs et les modalités de rupture du contrat.
Projet d'établissement: Décrit les choix éducatifs et l'organisation : il est obligatoire et sert de référence lors des contrôles du service départemental.
Protocoles écrits: Mise en sûreté, administration de soins, sorties, accueil d'un enfant malade : ils sont obligatoires et connus de toute l'équipe.
Contrat d'accueil de chaque famille: Fixe les heures réservées et la participation calculée : c'est lui qui est facturé, et les écarts se traitent selon des règles écrites.

Règles

Le taux d'encadrement réglementaire est tenu à tout moment de la journée : une absence non remplacée impose de réduire l'accueil, pas de faire avec.

Les vaccinations obligatoires conditionnent l'admission en collectivité : un dossier incomplet ne permet pas d'accueillir l'enfant.

Les protocoles écrits sont connus et appliqués par toute l'équipe : les avoir dans un classeur sans les connaître ne protège personne.

L'agent ne décide d'aucune admission et ne juge aucune situation d'enfant : il tient les contrats, les heures et les échéances administratives.

Spécificités

Heure réservée: La facturation repose sur les heures réservées au contrat et non sur la présence effective : la distinction se dit d'emblée aux familles.
Ratio d'encadrement: Nombre de professionnels présents rapporté au nombre d'enfants : il se recalcule à chaque instant de la journée, jamais en moyenne.
Taux d'occupation: Indicateur qui commande le financement : une place vide sur l'année pèse bien plus qu'un dépassement ponctuel.
Les parents: Confient leur enfant et veulent savoir comment s'est passée la journée : ce qui n'est pas dit le soir devient une inquiétude le lendemain.
Le service départemental de protection maternelle et infantile: Autorise, contrôle et peut suspendre l'accueil : il vérifie les taux, les locaux et les protocoles.
La caisse d'allocations familiales: Finance selon l'activité déclarée : une déclaration inexacte des heures se solde par une régularisation lourde.
L'équipe de professionnels: Travaille sous contrainte de ratio : une absence non remplacée n'est pas un inconfort, c'est une non-conformité réglementaire.; Les arrivées du matin et les départs du soir concentrent la présence des parents : c'est là que se jouent l'information et la confiance.; Les inscriptions se décident au printemps pour la rentrée de septembre : les places libres de l'année se pourvoient ensuite au cas par cas.; Les périodes de maladie de l'hiver désorganisent les équipes : le taux d'encadrement doit être tenu malgré les absences, par des remplacements.