Agent de réservation pour courtage maritime, sur HubSpot CRM

Intermédiaire qui rapproche armateurs et affréteurs pour conclure l'affrètement d'un navire au voyage ou à temps, de l'offre ferme à la charte-partie et aux surestaries.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type. Dans HubSpot CRM.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation. Dans HubSpot CRM.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact). Dans HubSpot CRM.
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi. Dans HubSpot CRM.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse. Dans HubSpot CRM.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur courtage maritime.

Vocabulaire

Position: Port et date à partir desquels un navire est libre pour un nouvel affrètement, diffusés chaque jour par les armateurs.
Offre ferme: Proposition qui engage son auteur si elle est acceptée dans le délai fixé, sur les conditions principales indiquées.
Récapitulatif: Message qui reprend exactement toutes les conditions convenues après accord, base de la charte-partie.
Charte-partie: Contrat d'affrètement établi sur une forme type, complétée de clauses additionnelles négociées.
Staries: Temps alloué à l'affréteur pour charger et décharger ; au-delà, les surestaries sont dues à l'armateur.
Fenêtre de chargement: Période pendant laquelle le navire doit se présenter au port de chargement, faute de quoi l'affréteur peut résilier.
Équivalent journalier: Résultat d'un voyage ramené à la journée, qui compare affrètement au voyage et affrètement à temps.

Documents

Ordre de cargaison: Décrit marchandise, quantité, ports, fenêtre de chargement et conditions que cherche un affréteur.
Récapitulatif d'affaire: Fixe par écrit les termes acceptés et les réserves à lever avant que l'affaire soit conclue.
Charte-partie: Contrat signé entre armateur et affréteur, base de tous les calculs et litiges de l'affrètement.
Relevé des faits: Chronologie signée de l'escale qui sert au calcul des staries et des surestaries.
Rapport de marché: Synthèse hebdomadaire des affaires conclues, de la tendance des taux et des navires disponibles.

Règles

Une offre ferme ne part qu'avec le mandat du client et engage dès son acceptation dans le délai.

Le récapitulatif reprend mot pour mot les termes acceptés ; rien ne se reformule.

Une affaire n'est conclue qu'après la levée écrite de toutes les réserves.

Parties, navire et ports se vérifient au regard des sanctions internationales avant toute offre.

Spécificités

Dollar par tonne: Taux de fret d'un affrètement au voyage, appliqué à la quantité chargée.
Dollar par jour: Loyer d'un affrètement à temps et taux des surestaries.
Tonne de port en lourd: Capacité de chargement d'un navire, qui le classe dans sa catégorie de taille.
L'affréteur: Cherche le navire qui convient au meilleur taux, dans sa fenêtre de chargement, avec des clauses qu'il connaît.
L'armateur ou l'opérateur: Veut employer son navire sans période vide, au meilleur équivalent journalier, avec des contreparties solides.
Le service des opérations: Reçoit l'affaire conclue et attend instructions de voyage claires et charte-partie à jour.
Le service juridique ou les assureurs: Interviennent sur les clauses, les litiges et les réclamations de surestaries.; Les positions et les ordres se mettent à jour chaque matin ; une affaire se conclut parfois en quelques heures.; Les commissions se facturent après le chargement ou au fil des paiements du loyer à temps.; Les réclamations de surestaries obéissent à un délai contractuel, souvent de quatre-vingt-dix jours après la fin du déchargement.