Assistant administratif pour cosmétique et parfumerie

Formules déposées, dossier d'information produit obligatoire, lots tracés et sous-traitance fréquente du conditionnement.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le registre des obligationsAlimenter le registre des dossiers à rendre depuis les courriers reçus et les échéances récurrentes connues, en notant pour chacun l'organisme, la date limite, les pièces attendues et l'état d'avancement.
Remplir les formulaires depuis les pièces existantesCompléter chaque formulaire en cours uniquement avec des informations tirées des pièces de référence de l'entreprise, en laissant vides les champs sans source et en les listant comme pièces manquantes.
Réclamer les pièces manquantesPréparer en brouillon la demande de chaque pièce absente à la personne ou à l'organisme capable de la fournir, en nommant le dossier concerné, et relancer une fois par semaine tant que l'échéance n'est pas atteinte.
Soumettre les dossiers completsPrésenter au responsable chaque dossier dont toutes les pièces sont réunies, avec la liste de son contenu et la date à laquelle il doit partir, pour qu'il le relise et l'envoie lui-même.
Annoncer les échéances des trente joursRendre chaque semaine la liste des obligations arrivant à terme dans les trente jours, classée par date, en indiquant pour chacune l'état du dossier et ce qui empêche encore de l'envoyer.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur cosmétique et parfumerie.

Personne responsable: La personne ou la société désignée pour chaque produit mis sur le marché, et qui en répond devant les autorités.
Dossier d'information produit: Le dossier tenu à disposition des autorités, sans lequel un cosmétique ne peut pas être commercialisé.
Évaluation de la sécurité: L'analyse signée par un évaluateur qualifié, pièce maîtresse du dossier et condition de la mise sur le marché.
Notification: La déclaration du produit au portail européen avant commercialisation, distincte du dossier lui-même.
Nomenclature INCI: La liste d'ingrédients en langage normalisé, obligatoire sur l'emballage et identique dans toute l'Europe.
Bonnes pratiques de fabrication: Le référentiel qui encadre la production cosmétique et que les clients et les audits exigent.
Période après ouverture: La durée d'usage après ouverture, symbolisée sur l'emballage, distincte de la date de durabilité.
Allégation: Ce que le produit prétend faire ; chaque allégation doit être soutenue par une preuve conservée au dossier.

Dossier d'information produit: Formule, évaluation de sécurité, preuves d'allégations et données de fabrication réunies par produit.
Dossier de lot: Il consigne matières, pesées, contrôles et conditionnement d'une production, et permet un rappel ciblé.
Certificat d'analyse des matières premières: Fourni par le fournisseur, il conditionne l'acceptation d'une matière avant pesée.
Preuves d'allégations: Tests, études ou bibliographie qui soutiennent ce que dit l'emballage ; sans elles, l'allégation est retirée.

Aucun produit n'est mis sur le marché sans personne responsable désignée, dossier d'information complet et notification faite.

Une allégation sans preuve conservée ne figure pas sur l'emballage, quelle que soit la pression commerciale.

Une formule modifiée, même légèrement, relance l'évaluation de sécurité : ce n'est pas une variante, c'est un autre produit.

Les ingrédients interdits ou limités se vérifient à chaque reformulation, car les listes évoluent plusieurs fois par an.

Unités produites: L'unité de commande et de stock, distincte du volume de vrac fabriqué en cuve.
kg de vrac: La quantité de formule fabriquée, qui se conditionne ensuite en plusieurs références.
Mois de durabilité: La durée de vie annoncée du produit, soutenue par des essais de stabilité et pas par l'habitude.
L'évaluateur de la sécurité: Il signe l'évaluation et peut refuser une formule ou une concentration ; son avis n'est pas négociable.
Le façonnier: Il fabrique pour la marque selon un cahier des charges ; sa traçabilité devient celle de la marque.
Les autorités de contrôle: Elles réclament le dossier d'information produit à la première demande et vérifient les allégations.
L'acheteur de la distribution: Il impose ses audits, ses délais et ses mentions d'emballage, souvent plus exigeants que la loi.; Un produit nouveau attend son évaluation de sécurité et sa notification : plusieurs mois avant la première vente, quoi qu'en dise le marketing.; Les lancements se calent sur les saisons et les fêtes, avec des conditionnements commandés très en amont.; La sous-traitance est la règle : formulation, remplissage et conditionnement peuvent être chez trois prestataires différents.