Assistant achats pour cordonnerie et clés

Réparations à l'unité avec bon de dépôt, ticket de retrait et objets non réclamés à gérer.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier les demandes internesVérifier quantité, date de besoin et imputation sur chaque demande reçue.
Renvoyer les demandes incomplètesDire au demandeur exactement ce qui manque pour que la demande soit traitée.
Préparer les commandesÉtablir les commandes à partir des demandes complètes et des prix en vigueur.
Relancer les accusés de réceptionRéclamer aux fournisseurs les confirmations de commande encore manquantes.
Suivre les dates annoncéesRelever les livraisons prévues et les retards signalés par les fournisseurs.
Rapprocher les facturesComparer chaque facture à sa commande et au bon de réception correspondant.
Traiter les écartsInstruire les différences de quantité ou de prix avant toute mise en paiement.
Relever les achats hors circuitCompter les factures sans commande et les rattacher au service demandeur.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur cordonnerie et clés.

Vocabulaire

Bon de dépôt: Ticket remis au client avec le descriptif de l'objet, la réparation demandée et la date de retrait : il vaut preuve du contrat de dépôt.
Objet non réclamé: Réparation laissée en boutique : au-delà d'un an, la vente n'est possible qu'aux enchères et sur autorisation d'un juge, jamais de sa propre main.
Carte de propriété: Document exigé pour reproduire une clé protégée : sans elle, la reproduction est refusée, quel que soit l'argument avancé par le client.
Organigramme: Ensemble de clés hiérarchisées d'un immeuble ou d'une entreprise : une clé d'organigramme ne se reproduit qu'auprès du fabricant.
Ressemelage: Remplacement complet de la semelle, à distinguer d'un patin ou d'un bonbout : trois interventions, trois prix et trois délais différents.

Documents

Bon de dépôt numéroté: Décrit l'objet, son état à l'arrivée, la prestation et la date de retrait ; sans lui, la contestation sur l'état initial est perdue d'avance.
Note de prestation: Remise au client au-delà du seuil réglementaire, elle détaille la prestation et le prix : elle est obligatoire et se conserve en double.
Registre des dépôts non retirés: Suit les objets et leur date d'entrée : il permet de relancer avant de se retrouver avec une réserve pleine d'affaires d'inconnus.
Attestation de responsabilité civile professionnelle: Couvre les objets confiés : un client dont la chaussure de valeur est abîmée demandera une prise en charge, pas une excuse.

Règles

Une clé protégée ne se reproduit que sur présentation de la carte de propriété : l'insistance du client n'y change rien, et le refus se dit calmement.

Un objet confié et non réclamé ne se vend ni ne se jette : la vente passe par les enchères et l'autorisation d'un juge, après un délai d'un an.

L'état de l'objet se constate et s'écrit au dépôt : sans cette description, une usure préexistante devient une faute de l'atelier.

Toute prestation au-delà du seuil réglementaire donne lieu à une note détaillée remise au client : elle n'est pas facultative.

Spécificités

Paire: Unité du dépôt et de la facturation : une paire se répare ensemble, même si un seul pied est abîmé, sinon l'écart d'usure se voit.
Jours de délai: Le client retient la date de retrait annoncée bien plus que le prix : un délai tenu vaut mieux qu'un délai optimiste.
Type de clé: Plate, à gorges, à pompe ou protégée : la catégorie dit le prix, le temps et, parfois, si la reproduction est seulement possible.
Le client qui dépose: Décrit une réparation avec ses mots et retient surtout la date : le bon de dépôt doit dire ce qui sera fait et ce qui ne le sera pas.
Le client d'un objet de valeur: Attend d'être prévenu avant tout travail irréversible ; un accord oral ne suffit pas quand la paire coûte plusieurs centaines d'euros.
Le fabricant de clés protégées: Ne fournit que sur présentation de la carte de propriété et refuse toute commande incomplète : il n'y a aucun arrangement possible.
Le fournisseur de cuirs et de semelles: Livre sur commande groupée ; les références se raréfient et une rupture bloque une réparation déjà promise pour une date.; L'automne et l'entrée de l'hiver amènent les ressemelages, et le printemps les sacs et les fermetures : le carnet suit les saisons.; Les dépôts s'accumulent plus vite qu'ils ne se retirent : sans relance régulière, la réserve se remplit d'objets que personne ne vient chercher.; Le dépannage de serrurerie tombe sans prévenir et interrompt l'atelier : c'est un travail rentable qui désorganise toute la journée.