Secrétaire administratif pour conseil en management

Missions vendues à la journée, propositions longues à écrire et facturation à l'avancement.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur conseil en management.

Jour-homme: L'unité de vente et de production du conseil ; tout le modèle économique en dépend.
Taux journalier: Le prix d'une journée de consultant, qui varie selon le niveau et se négocie rarement en séance.
Staffing: L'affectation des consultants aux missions, arbitrage permanent entre disponibilité et compétence.
Taux d'occupation: La part du temps des consultants vendue à des clients ; c'est l'indicateur vital du cabinet.
Proposition: Le document commercial détaillant approche, livrables et prix, long à écrire et souvent non rémunéré.
Livrable: Ce que le client reçoit à chaque jalon ; il se définit au contrat, sinon il s'étend sans limite.
Obligation de moyens: Le conseil s'engage sur une démarche, pas sur un résultat, et cela se dit clairement au contrat.
Confidentialité: L'accès à des informations sensibles du client, couvert par un engagement écrit et durable.

Proposition commerciale: Elle fixe périmètre, démarche, livrables et prix, et devient contractuelle dès son acceptation.
Contrat de mission et accord de confidentialité: Ils bornent l'usage des informations du client et la propriété des livrables produits.
Relevé de temps: Consigné au jour le jour, il suit la consommation face au vendu et alerte avant qu'il soit trop tard.
Rapport de fin de mission: Le livrable final, qui résume constats et recommandations et reste la trace durable du travail.

Le périmètre se tient : toute demande hors proposition se chiffre en avenant avant d'être exécutée, jamais après.

Les temps se saisissent au jour le jour : un relevé reconstitué en fin de mois ne sert ni au pilotage ni à la facturation.

Les informations du client restent confidentielles sans limite de temps et ne servent jamais à une autre mission.

Un engagement de résultat ne se prend pas par oral quand le contrat porte sur une obligation de moyens.

Jours vendus: Le volume contractuel de la mission, à comparer en permanence au consommé réel.
Taux journalier moyen: Le prix moyen obtenu, qui avec l'occupation détermine tout le résultat du cabinet.
Taux d'occupation: La part du temps facturée, dont quelques points d'écart changent la rentabilité de l'année.
Le commanditaire: Il achète la mission et attend un résultat, alors que le contrat porte sur une démarche.
Les équipes du client: Elles vivent la mission comme un contrôle et fournissent les informations avec réticence.
Les achats du client: Ils négocient les taux et les conditions, souvent sans connaître le contenu technique de la mission.
Le consultant sur le terrain: Il voit les difficultés en premier et doit remonter un dérapage avant qu'il devienne une perte.; Les missions se vendent par vagues liées aux budgets des clients, avec des creux difficiles à combler en cours d'année.; Le consommé dépasse le vendu par glissement progressif : sans suivi quotidien, la marge disparaît sans alerte.; Les propositions se rédigent en parallèle des missions en cours, souvent le soir et le week-end.