Assistant opérations pour concession automobile

Véhicules en stock financés, objectifs constructeur par trimestre et atelier qui fait la marge.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur concession automobile.

Vocabulaire

VN et VO: Véhicule neuf et véhicule d'occasion : deux métiers dans le même hall, l'un piloté par le constructeur, l'autre par le marché et le stock.
Floor plan: Financement du stock de véhicules par un organisme ; chaque voiture non vendue coûte des intérêts qui rongent la marge jour après jour.
Objectif trimestriel: Volume fixé par le constructeur ; l'atteindre déclenche les primes qui font la rentabilité, le manquer efface la marge de l'année.
Reprise: Véhicule repris au client en déduction de son achat ; mal évaluée, elle transforme une vente rentable en perte au moment de la revente.
Après-vente: Atelier, pièces et carrosserie de la concession : la part stable du chiffre, qui tient la maison quand les ventes ralentissent.

Documents

Bon de commande de véhicule: Il engage les deux parties sur le modèle, les options, le prix de reprise et le délai ; toute modification se refait par avenant signé.
Procès-verbal de livraison: Signé à la remise des clés, il constate l'état du véhicule et la remise des documents, et ferme les contestations ultérieures.
Fiche de reprise: Elle consigne l'état, le kilométrage et la cote retenue ; c'est la pièce qui justifie l'écart entre le prix consenti et la revente.
Certificat de cession: Sans lui, l'ancien propriétaire reste redevable des amendes du véhicule vendu ; la concession le télé-déclare dans les quinze jours.

Règles

Un véhicule livré est accompagné de son certificat de conformité et de sa carte grise en règle ; une cession se télé-déclare dans les quinze jours, faute de quoi l'ancien propriétaire reste responsable.

Les campagnes de rappel constructeur se traitent avant toute autre intervention sur un véhicule du parc, et une occasion ne ressort pas du hall avec un rappel ouvert.

L'agent n'accorde aucune remise et ne chiffre aucune reprise à la place du vendeur : il prépare les dossiers, relance les livraisons en retard et suit les délais, la concession décide.

Spécificités

unité vendue: Compte des véhicules livrés dans le mois, base des objectifs constructeur et du calcul des primes.
jour de stock: Ancienneté moyenne des véhicules en parc ; au-delà de quatre-vingt-dix jours, le financement mange la marge de la vente.
acheteur particulier: Un prix ferme options comprises, une reprise chiffrée qui ne bouge pas à la livraison, et une date de disponibilité tenue.
constructeur: Des immatriculations déclarées dans les temps, le respect des standards de marque et le suivi des campagnes de rappel sur le parc.
organisme de financement: Un stock déclaré conforme à l'inventaire réel et des véhicules débouclés à la vente, sous peine de contrôle et de retrait de ligne.; Le trimestre commande tout : la fin de trimestre concentre les livraisons et les remises consenties pour décrocher la prime constructeur.; Les livraisons de véhicules neufs dépendent du planning usine ; un décalage se répercute sur le client, sur la reprise déjà valorisée et sur le mois d'objectif.