Agent de réservation pour composition de parfums et d'arômes

Des formules de dizaines de matières naturelles et de synthèse créées sur brief pour des marques, évaluées en application et livrées avec certificat IFRA, allergènes et fiche de données de sécurité.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur composition de parfums et d'arômes.

Vocabulaire

Brief: La demande écrite du client : cible, base, famille olfactive, prix plafond au kilo et dates.
Essai: Une version numérotée de la formule, avec sa modification par rapport à la précédente.
Évaluation: Le jugement olfactif sur touche, sur peau et en base produit, qui guide le parfumeur.
Certificat IFRA: Le document qui donne la dose maximale d'emploi de la composition par catégorie de produit.
Allergènes: Les substances à déclarer sur l'étiquette du produit fini au-delà de seuils réglementaires.
Arôme naturel: La mention encadrée par le règlement sur les arômes, qui se justifie par l'origine des matières.

Documents

Brief décodé: Il fixe le terrain de création et les contraintes avant le premier essai.
Journal des essais: Il garde chaque version, sa modification, son évaluation et sa décision.
Certificat IFRA: Il accompagne chaque composition livrée, catégorie par catégorie.
Fiche de données de sécurité: Elle suit la classification CLP du mélange dans la langue du pays.
Questionnaire réglementaire client: Le client y demande statut REACH, allergènes, naturalité et certifications.

Règles

La formule ne sort jamais de la maison : seuls les documents réglementaires partent chez le client.

Aucun essai n'est présenté hors du prix plafond ni des limites IFRA de la catégorie.

Un certificat de fournisseur expiré ne sert à aucun calcul ni à aucune attestation.

Spécificités

Prix au kilo de composition: Le coût de la formule, comparé au prix plafond du brief.
Pourcentage dans le produit fini: La dose d'emploi du parfum, bornée par la catégorie IFRA.
Partie par million: L'unité des teneurs en allergènes et en substances restreintes.
Les marques clientes: Elles comparent plusieurs maisons sur un même brief et choisissent sur l'odeur, le prix et les documents.
Les fournisseurs de matières premières: Ils doivent fournir compositions types, fiches et certificats à jour.
Les panels de consommateurs: Ils notent les essais en application et départagent les propositions.
Les organismes de certification: Ils délivrent les certificats biologiques, halal ou kasher des matières et des formules.; Les briefs arrivent avec des dates de remise courtes et des allers-retours d'essais chaque semaine.; Les amendements IFRA tombent par vagues et obligent à recalculer les formules touchées.; Les tests de stabilité en étuve durent plusieurs semaines et se lancent dès qu'un essai est retenu.