Agent de back-office pour composition de parfums et d'arômes

Des formules de dizaines de matières naturelles et de synthèse créées sur brief pour des marques, évaluées en application et livrées avec certificat IFRA, allergènes et fiche de données de sécurité.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les dossiers entrantsInscrire dans la file chaque dossier reçu avec sa date d'arrivée, son service d'origine et l'objet demandé, avant tout traitement, pour qu'aucun dossier ne circule hors du suivi.
Contrôler les pièces du dossierVérifier pour chaque dossier que les pièces attendues sont présentes, lisibles et au nom du bon tiers, et relever les informations contradictoires d'une pièce à l'autre sans les trancher.
Saisir les dossiers completsReporter dans l'outil de gestion les données lues sur les pièces, sans jamais compléter de mémoire une case absente, et laisser en attente tout dossier auquel il manque une information.
Émettre et suivre les rejetsÉcrire pour chaque dossier incomplet le manque constaté, la pièce en cause et le service destinataire, puis suivre le retour et relancer ce qui ne revient pas.
Tenir les référentiels de tiersCréer les tiers absents à partir des pièces et signaler les doublons possibles en citant les deux fiches et ce qui les distingue, sans jamais fusionner ni modifier une fiche existante.
Rendre l'état de la fileDonner chaque soir les entrées, les dossiers traités, ceux en attente avec leur ancienneté et les rejets ouverts, en nommant tout dossier bloqué depuis plus de cinq jours ouvrés.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur composition de parfums et d'arômes.

Vocabulaire

Brief: La demande écrite du client : cible, base, famille olfactive, prix plafond au kilo et dates.
Essai: Une version numérotée de la formule, avec sa modification par rapport à la précédente.
Évaluation: Le jugement olfactif sur touche, sur peau et en base produit, qui guide le parfumeur.
Certificat IFRA: Le document qui donne la dose maximale d'emploi de la composition par catégorie de produit.
Allergènes: Les substances à déclarer sur l'étiquette du produit fini au-delà de seuils réglementaires.
Arôme naturel: La mention encadrée par le règlement sur les arômes, qui se justifie par l'origine des matières.

Documents

Brief décodé: Il fixe le terrain de création et les contraintes avant le premier essai.
Journal des essais: Il garde chaque version, sa modification, son évaluation et sa décision.
Certificat IFRA: Il accompagne chaque composition livrée, catégorie par catégorie.
Fiche de données de sécurité: Elle suit la classification CLP du mélange dans la langue du pays.
Questionnaire réglementaire client: Le client y demande statut REACH, allergènes, naturalité et certifications.

Règles

La formule ne sort jamais de la maison : seuls les documents réglementaires partent chez le client.

Aucun essai n'est présenté hors du prix plafond ni des limites IFRA de la catégorie.

Un certificat de fournisseur expiré ne sert à aucun calcul ni à aucune attestation.

Spécificités

Prix au kilo de composition: Le coût de la formule, comparé au prix plafond du brief.
Pourcentage dans le produit fini: La dose d'emploi du parfum, bornée par la catégorie IFRA.
Partie par million: L'unité des teneurs en allergènes et en substances restreintes.
Les marques clientes: Elles comparent plusieurs maisons sur un même brief et choisissent sur l'odeur, le prix et les documents.
Les fournisseurs de matières premières: Ils doivent fournir compositions types, fiches et certificats à jour.
Les panels de consommateurs: Ils notent les essais en application et départagent les propositions.
Les organismes de certification: Ils délivrent les certificats biologiques, halal ou kasher des matières et des formules.; Les briefs arrivent avec des dates de remise courtes et des allers-retours d'essais chaque semaine.; Les amendements IFRA tombent par vagues et obligent à recalculer les formules touchées.; Les tests de stabilité en étuve durent plusieurs semaines et se lancent dès qu'un essai est retenu.