Assistant de direction pour compagnie aérienne, sur Microsoft 365 ou Microsoft Teams

Programme de vols tenu à la minute sous des règles de sécurité qui ne se négocient pas : temps de service des équipages, navigabilité des avions, créneaux, droits des passagers.

Dans une entreprise de compagnie aérienne, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier ce qui monte et ce qui redescendLire chaque élément arrivé sur les canaux du dirigeant, ne faire monter que ce qui exige son arbitrage avec contexte, enjeu et décision attendue, et préparer la redirection du reste vers la bonne personne.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousMonter la veille au soir, pour chaque rendez-vous du lendemain, une page donnant l'interlocuteur et sa qualité, le dernier échange, les points restés ouverts et l'objectif de la rencontre. Dans Microsoft 365 ou Microsoft Teams.
Extraire les décisions et les actionsTirer des notes ou de l'enregistrement d'une réunion deux listes séparées, les décisions telles qu'elles ont été formulées et les actions avec leur responsable et leur date, en signalant celles qui restent à préciser. Dans Microsoft 365 ou Microsoft Teams.
Relancer les actions en retardComparer les actions ouvertes à leur date annoncée, préparer en brouillon la relance de chaque responsable en retard et présenter au dirigeant celles qui glissent une seconde fois. Dans Microsoft 365 ou Microsoft Teams.
Rendre le point du soirÉcrire chaque fin de journée ce qui monte le lendemain, ce qui a été redirigé et repris, les actions closes et les actions en retard avec le nom de leur responsable, en une page. Dans Microsoft 365 ou Microsoft Teams.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur compagnie aérienne.

Vocabulaire

Centre de contrôle des opérations: Plateau ouvert jour et nuit qui suit tous les vols du jour et décide des retards, échanges d'avion et annulations quand un aléa tombe.
Temps de service de vol: Durée maximale de travail d'un équipage, fixée par la réglementation européenne selon l'heure de début et le nombre d'étapes.
Liste minimale d'équipements: Liste des équipements qui peuvent être en panne au départ, avec un délai de réparation : elle fixe ce qu'un avion peut encore faire.
Consigne de navigabilité: Obligation émise par l'autorité d'inspecter ou de modifier un avion dans un délai : non appliquée, l'avion n'est plus navigable.
Saison IATA: Découpage été et hiver du programme des vols, sur lequel se calculent les créneaux aéroportuaires et le besoin en navigants.
Rotation: Enchaînement des vols d'un avion ou d'un équipage dans la journée : un retard au premier vol se propage à toute la rotation.

Documents

Programme des vols: Liste des vols par jour, avion et horaire : point de départ du planning des équipages, de la maintenance et des escales.
Planning des équipages: Affecte chaque pilote et navigant commercial à ses rotations, réserves et repos, conformément aux limitations de temps de service.
Compte rendu matériel: Carnet de route technique de l'avion : heures, cycles et défauts constatés, qui alimente le suivi de navigabilité.
Journal de quart: Trace heure par heure des faits, décisions et décideurs du centre de contrôle, pour la relève et l'analyse des événements.
Dossier de travaux d'entretien: Liste des visites, consignes et défauts à traiter lors d'une immobilisation, rendue signée par l'atelier agréé.

Règles

Aucune décision d'exploitation ne contourne une limite de temps de service, une tolérance technique ou un couvre-feu d'aéroport.

Un avion n'est navigable que si son dossier le prouve : consignes appliquées, échéances tenues, travaux signés pour remise en service.

Une annulation ou un retard de plus de trois heures ouvre des droits aux passagers au titre du règlement européen 261/2004.

Le commandant de bord a le dernier mot sur la sécurité de son vol, quelle que soit la pression du programme.

Spécificités

Heure bloc: Temps entre le départ du parking et l'arrivée au parking : base des heures de vol des équipages et de la productivité.
Cycle: Un décollage et un atterrissage : compteur de vie des pièces sollicitées par la pressurisation et les atterrissages.
Ponctualité à quinze minutes: Part des vols arrivés moins de quinze minutes après l'horaire : indicateur commun aux compagnies et aux aéroports.
Le commandant de bord: Reste seul juge de la sécurité de son vol : il attend un dossier de vol complet et des informations techniques exactes.
Le navigant: Veut connaître son planning à temps, avec des rotations équitables et des repos respectés : un planning changé tard pèse sur la confiance.
L'atelier d'entretien agréé: Attend un dossier de travaux clair et des pièces prêtes pour rendre l'avion à l'heure, signé pour remise en service.
L'autorité de l'aviation civile: Surveille la conformité de l'exploitation et de la navigabilité : elle veut des registres tenus et des preuves datées.
Le passager: Attend une information juste en cas de retard ou d'annulation, et l'assistance ou l'indemnisation que le règlement européen lui doit.; Le centre de contrôle travaille vingt-quatre heures sur vingt-quatre, par quarts : la relève se fait sur le journal de quart.; Le planning des équipages du mois suivant se publie à date fixe, puis vit au jour le jour au gré des absences et des aléas.; Deux saisons IATA par an changent le programme des vols, les créneaux et le besoin en navigants, avec des pointes l'été et aux vacances.