Gestionnaire dossiers salariés pour collectivité territoriale

Comptabilité publique, marchés soumis au code de la commande publique et délibérations à préparer.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Classer les pièces reçuesRanger chaque document reçu dans le dossier du salarié concerné et à sa rubrique, avec sa date de réception et sa date de fin de validité lorsqu'il en a une, puis retirer toute copie restée ailleurs.
Lister les pièces manquantesÉtablir par salarié la liste de ce qui manque en distinguant l'exigible de l'utile, sans jamais y inscrire un document qui n'est pas légalement réclamable.
Relancer les salariés concernésPréparer une relance par personne nommant les pièces attendues et la raison pour laquelle elles le sont, laissée en brouillon au responsable RH qui l'envoie.
Surveiller les validitésSignaler assez tôt les titres, habilitations, permis et visites médicales dont la validité approche de son terme, et remonter au responsable les cas déjà dépassés sans agir dessus.
Préparer la purge des pièces échuesComparer chaque pièce à sa durée de conservation, préparer la suppression de celles qui l'ont atteinte et signaler les documents présents dans un dossier sans raison d'y être.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur collectivité territoriale.

Vocabulaire

Délibération: Décision de l'assemblée, exécutoire seulement après transmission au contrôle de légalité et publication ; avant cela elle n'autorise rien.
Engagement, mandatement, paiement: Trois temps séparés de la dépense publique : l'ordonnateur engage et mandate, le comptable public seul paie.
Nomenclature M57: Cadre comptable des collectivités, qui impose le plan de comptes et la présentation du budget ; il commande toute la saisie.
Marché à procédure adaptée: Achat sous les seuils européens, dont les règles de publicité sont fixées par la collectivité mais doivent rester traçables et égalitaires.
Contrôle de légalité: Examen par le représentant de l'État des actes transmis ; il peut déférer un acte au juge dans les deux mois de sa réception.

Documents

Délibération et son accusé de transmission: L'accusé date le caractère exécutoire de l'acte ; agir avant cette date expose l'acte et l'ordonnateur.
Budget primitif et décisions modificatives: Ils ouvrent les crédits par chapitre ; une dépense sans crédit ouvert est refusée au paiement par le comptable public.
Dossier de consultation des entreprises: Il fixe les besoins et les critères de choix ; les modifier en cours de consultation invalide la procédure.
Rapport annuel sur le prix et la qualité du service: Obligatoire pour l'eau, l'assainissement et les déchets, il se présente à l'assemblée et se met à disposition du public.

Règles

Aucune dépense ne s'engage sans crédit ouvert au budget et aucun acte ne s'exécute avant sa transmission au contrôle de légalité et sa publication.

Un achat ne se découpe pas pour passer sous un seuil de procédure, et les critères de choix annoncés dans la consultation sont ceux qui servent à attribuer : s'en écarter est un délit.

L'agent ne signe aucun acte, n'engage aucune dépense et ne répond au nom de la collectivité nulle part : il prépare les dossiers, vérifie les pièces et rappelle les délais, l'ordonnateur décide.

Spécificités

chapitre budgétaire: Niveau auquel les crédits sont votés et contrôlés ; une dépense se rattache à un chapitre et non à un service.
seuil de procédure: Montant à partir duquel une procédure formalisée s'impose ; le découpage d'un achat pour rester dessous est un délit de favoritisme.
élu et assemblée délibérante: Des dossiers préparés et transmis avec la convocation, et des projets de délibération dont la légalité a été vérifiée avant la séance.
comptable public: Des mandats accompagnés des pièces justificatives exigées par la nomenclature, faute de quoi le paiement est suspendu.
administré: Une réponse sur sa demande dans les délais, l'accès aux documents administratifs communicables, et des actes publiés où il peut les consulter.; Le budget se prépare à l'automne et se vote avant la date limite du printemps ; le compte administratif de l'exercice précédent s'arrête dans la même période.; Les conseils se réunissent à fréquence fixe avec des convocations envoyées dans le délai réglementaire ; un point non inscrit à l'ordre du jour ne se délibère pas.