Assistant de direction pour clinique et hospitalisation privée

Séjours codés pour la facturation, blocs à planifier et personnel en trois-huit.

Dans une entreprise de clinique et hospitalisation privée, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier ce qui monte et ce qui redescendLire chaque élément arrivé sur les canaux du dirigeant, ne faire monter que ce qui exige son arbitrage avec contexte, enjeu et décision attendue, et préparer la redirection du reste vers la bonne personne.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousMonter la veille au soir, pour chaque rendez-vous du lendemain, une page donnant l'interlocuteur et sa qualité, le dernier échange, les points restés ouverts et l'objectif de la rencontre.
Extraire les décisions et les actionsTirer des notes ou de l'enregistrement d'une réunion deux listes séparées, les décisions telles qu'elles ont été formulées et les actions avec leur responsable et leur date, en signalant celles qui restent à préciser.
Relancer les actions en retardComparer les actions ouvertes à leur date annoncée, préparer en brouillon la relance de chaque responsable en retard et présenter au dirigeant celles qui glissent une seconde fois.
Rendre le point du soirÉcrire chaque fin de journée ce qui monte le lendemain, ce qui a été redirigé et repris, les actions closes et les actions en retard avec le nom de leur responsable, en une page.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur clinique et hospitalisation privée.

Vocabulaire

GHS: Le groupe homogène de séjour : le tarif que l'Assurance maladie verse pour un séjour, déterminé par le codage et non par le temps passé.
PMSI: Le recueil qui code chaque séjour en diagnostics et en actes ; c'est lui qui déclenche la facturation, donc une erreur de codage est une perte sèche.
Vacation de bloc: Le créneau de salle d'opération attribué à un praticien : la ressource la plus rare de la clinique, et la plus coûteuse quand elle reste vide.
Honoraires du praticien: Les praticiens libéraux facturent leurs honoraires à part du séjour : deux factures pour un même patient, deux circuits à ne jamais mélanger.
Ambulatoire: L'entrée et la sortie le même jour : le mode attendu par les tutelles, suivi par un taux que l'établissement doit tenir.
Bornes du séjour: Les durées basse et haute attachées au tarif : en dessous ou au-delà, le montant versé change, ce qui se surveille séjour par séjour.

Documents

Dossier d'admission: Signé avant l'entrée : identité, couverture sociale et mutuelle, consentement, choix de chambre. Incomplet, il bloque la facturation du séjour.
Check-list sécurité du patient au bloc opératoire: La liste de vérification lue à voix haute avant l'incision puis avant la sortie de salle ; elle est obligatoire et tracée dans le dossier.
Compte rendu opératoire: Rédigé par le chirurgien après l'intervention : il fonde le codage du séjour et sert de preuve en cas de contestation.
Lettre de liaison de sortie: Remise au patient le jour de la sortie et adressée au médecin traitant : elle est obligatoire et son absence est relevée en certification.
Devis de dépassement d'honoraires: L'information écrite du reste à charge, remise avant l'acte dès que le dépassement franchit le seuil réglementaire.

Règles

Le consentement éclairé est recueilli et tracé avant l'acte : aucun dossier ne part au bloc sans lui.

Le reste à charge se dit au patient avant l'acte, et par écrit dès que le dépassement d'honoraires franchit le seuil réglementaire.

Un événement indésirable grave associé aux soins se déclare à l'ARS, et l'analyse en équipe qui suit n'est pas facultative.

L'agent ne code aucun séjour et ne donne aucune information médicale au patient : il prépare les dossiers, relance les pièces manquantes et alerte, le médical reste au médical.

Spécificités

séjour: L'unité de facturation de l'hospitalisation : un séjour, un tarif, quel que soit le nombre d'intervenants autour du patient.
demi-journée de vacation: Les heures de bloc réservées à une spécialité, comptées par demi-journée, dont on suit le taux d'occupation réel.
journée d'hospitalisation: L'unité qui sert aux bornes du séjour et aux suppléments de chambre particulière facturés à la mutuelle.
Praticien libéral: Attend un programme tenu, un dossier complet à son arrivée et des honoraires facturés sans erreur ; il peut emmener sa patientèle ailleurs.
Patient et proches: Attendent une heure d'arrivée claire, un reste à charge annoncé avant l'acte et une sortie organisée, pas improvisée le matin même.
Caisse primaire et mutuelle: Attendent des factures conformes et des droits à jour ; elles rejettent tout ce qui ne colle pas au séjour codé.
Département d'information médicale: Attend des comptes rendus complets et datés : sans eux il ne peut ni coder le séjour ni défendre l'établissement en cas de contrôle.; Le programme opératoire se boucle la veille et se lit en réunion : une place laissée vide au bloc ne se rattrape jamais.; Le codage PMSI se transmet tous les mois à l'Assurance maladie ; un séjour codé en retard est un séjour payé en retard.; La certification de la Haute Autorité de santé revient tous les quatre ans et se prépare sur l'année qui précède, patient traceur par patient traceur.; L'activité tombe en août et autour des fêtes, et les vacations de bloc se redistribuent des semaines à l'avance.