Gestionnaire de courrier pour clinique esthétique et dermatologie

Des actes non remboursés vendus sur devis détaillé, un délai de réflexion légal avant toute chirurgie, et une patientèle qui attend autant de tact que de précision.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les arrivéesInscrire au registre chaque courrier arrivé avec sa date de réception réelle, son expéditeur, sa nature, son destinataire interne et sa référence, en signalant tout écart entre la date d'arrivée et celle du traitement.
Isoler les courriers à délaiRepérer les recommandés, les accusés de réception et les courriers ouvrant un temps de réponse, calculer leur date limite depuis la réception et les porter au suivi des délais avec leur preuve.
Orienter vers le bon destinataireTransmettre chaque courrier à la personne compétente selon le plan d'orientation, adresser au responsable administratif ce qui ne s'oriente pas avec certitude, et remonter le jour même les expéditeurs sensibles.
Préparer les courriers sortantsComposer le pli demandé, assembler les pièces annoncées et vérifier que chacune est présente, puis le soumettre au responsable qui relit et expédie lui-même.
Tenir le registre des départsInscrire chaque courrier expédié avec sa date d'envoi, son destinataire, son objet, son mode d'envoi et la preuve associée, et classer cette preuve avec l'entrée correspondante.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur clinique esthétique et dermatologie.

Vocabulaire

Devis détaillé: Document obligatoire remis avant toute chirurgie esthétique, qui détaille honoraires, anesthésie, établissement et implants.
Délai de réflexion: Quinze jours au minimum entre la remise du devis et l'intervention de chirurgie esthétique, sans exception.
Consentement éclairé: Information écrite sur l'intervention, ses risques et ses suites, signée par le patient avant l'acte.
Médecine esthétique: Actes non chirurgicaux comme les injections et les lasers, pratiqués en cabinet par un médecin.
Consultation d'anesthésie: Consultation obligatoire avant toute intervention sous anesthésie, plusieurs jours avant l'acte.

Documents

Devis daté et signé: Il engage le praticien sur le prix et marque le départ du délai de réflexion.
Consentement éclairé: Il prouve l'information donnée au patient ; sans lui, aucune intervention ne se programme.
Consignes pré et postopératoires: Validées par le praticien, elles se remettent au patient et se tracent au dossier.
Photographies cliniques: Prises avant et après l'acte pour le dossier médical, elles ne se publient jamais sans accord écrit.

Règles

Aucune intervention de chirurgie esthétique ne se programme avant la fin du délai de réflexion de quinze jours suivant la remise du devis.

L'agent ne donne aucun avis médical et ne promet aucun résultat : l'indication et le geste appartiennent au praticien.

Aucune photographie de patient ne se publie ni ne se transmet hors du dossier médical.

Spécificités

intervention: L'unité du devis et du planning du bloc, avec sa durée et son anesthésie.
séance: L'unité de la médecine esthétique et des lasers, souvent vendue par protocole de plusieurs séances.
Patients: Attendent une écoute discrète, un devis clair, un calendrier tenu et un suivi après l'intervention.
Chirurgiens, dermatologues et anesthésistes: Attendent des dossiers complets avant le bloc et un agenda sans chevauchement.
Agence régionale de santé: Autorise les installations de chirurgie esthétique et peut les contrôler.; Entre la première consultation et l'intervention s'écoulent au moins trois semaines, délai de réflexion compris.; Les contrôles après chirurgie suivent un calendrier fixé par le praticien, de la première semaine à un an.; Les demandes affluent avant l'été et avant les fêtes, ce qui sature le bloc des semaines à l'avance.