Assistant administration des ventes pour centre de formation d'apprentis, sur HubSpot CRM ou Microsoft 365

Chaque apprenti doit trouver un employeur, chaque contrat être pris en charge par l'opérateur de compétences, et chaque heure au centre être tracée et facturée.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir la définition des étapesMaintenir par écrit ce qui doit être vrai pour qu'une affaire entre et avance dans chaque étape. Dans HubSpot CRM.
Contrôler la conformité des affairesComparer chaque affaire en cours à la définition de son étape et lister celles qui divergent. Dans HubSpot CRM.
Repérer les affaires sans suiteLister les affaires sans prochaine action, à date de clôture dépassée ou sans montant renseigné. Dans HubSpot CRM.
Signaler les écarts aux commerciauxEnvoyer à chacun la liste de ses affaires à mettre à jour, avec ce qui manque précisément. Dans HubSpot CRM.
Produire les états du pipelineExtraire depuis l'outil les volumes par étape et par commercial, avec la date d'extraction. Dans HubSpot CRM.
Documenter l'écart de prévisionnelÉcrire la différence entre le prévisionnel annoncé et le pipeline constaté, et d'où elle vient. Dans HubSpot CRM.
Suivre la qualité des donnéesMesurer les champs manquants, les doublons et les comptes sans propriétaire, et suivre leur évolution. Dans HubSpot CRM.
Préparer la revue de pipelineAssembler états, écarts et points d'attention pour la réunion, sans arbitrer les affaires. Dans HubSpot CRM ou Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur centre de formation d'apprentis.

Vocabulaire

Contrat d'apprentissage: Contrat de travail en alternance entre un employeur et un apprenti, adossé à une formation menant à un diplôme.
Maître d'apprentissage: Salarié de l'entreprise qui forme l'apprenti ; il doit remplir des conditions de diplôme ou d'expérience.
Opérateur de compétences: Organisme de la branche de l'employeur qui finance le contrat d'apprentissage au niveau de prise en charge.
Niveau de prise en charge: Montant annuel fixé pour chaque diplôme, qui finance la formation de l'apprenti.
Rythme d'alternance: Répartition des semaines entre le centre et l'entreprise, annoncée à l'employeur dès l'offre.
Rupture du contrat: Fin anticipée du contrat, libre pendant les premières semaines en entreprise puis encadrée.

Documents

Contrat d'apprentissage: Signé par l'employeur et l'apprenti, il est contrôlé puis transmis à l'opérateur de compétences.
Convention de formation: Elle fixe la durée de formation et son prix entre le CFA et l'employeur.
Accord de prise en charge: Rendu par l'opérateur de compétences, il conditionne la facturation du contrat.
Certificat de réalisation: Il justifie les heures de formation réalisées pour chaque facture à l'opérateur.

Règles

Aucun montant d'aide à l'embauche ne se garantit à un employeur : les règles en vigueur se vérifient sur les textes.

Aucune donnée de contrat ne se corrige sans pièce justificative.

Le dossier d'un candidat ne se transmet à une entreprise qu'avec son accord.

Spécificités

contrat: L'unité de financement et de suivi administratif du CFA.
heure de formation: L'unité du calendrier d'alternance, des absences et des justificatifs de réalisation.
Apprentis et candidats: Attendent un employeur proche, un rythme tenable et un suivi s'ils sont en difficulté.
Employeurs et maîtres d'apprentissage: Attendent des candidats sérieux, un contrat simple à signer et une information sur les aides en vigueur.
Opérateurs de compétences: Attendent des contrats cohérents et des factures justifiées selon leur échéancier.
Région et services de l'État: Suivent l'offre de formation, l'insertion des apprentis et la qualité du centre.; La recherche d'employeurs culmine de mars à octobre, autour de la rentrée de septembre.; Les jeunes sans contrat à la rentrée disposent d'un délai limité pour en trouver un.; La facturation aux opérateurs suit leurs échéanciers, tranche par tranche, sur justificatifs.