Assistant comptable pour cave et vente de vin

Stock de forte valeur qui dort, millésimes à suivre, dégustations et vente sous licence.

Dans une entreprise de cave et vente de vin, ce poste s'appelle « Secrétaire comptable » (gestion et administration).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Récupérer et rattacher les piècesRassembler les factures d'achat et de vente et les justificatifs de dépense, et rattacher chacun au mouvement qu'il justifie avant toute saisie.
Préparer les écritures courantesSaisir les achats, les ventes et les mouvements de banque selon le plan comptable de l'entreprise, en mettant en attente ce qui ne ressemble à aucune imputation connue.
Lettrer les comptes clients et fournisseursRapprocher factures et règlements compte par compte et signaler ce qui reste non lettré au-delà du délai convenu, là où se cachent doubles paiements et impayés.
Relancer les justificatifs manquantsDemander à qui a engagé la dépense le justificatif absent, en citant le montant, la date et le moyen de paiement pour qu'il puisse être retrouvé.
Préparer la déclaration de TVAÉtablir le détail des bases et des taux, rapprocher du chiffre d'affaires comptabilisé et signaler les factures dont la mention de TVA est absente ou incohérente, sans rien télédéclarer.
Rendre l'état du dossierDonner chaque semaine les pièces manquantes, les écritures en attente d'imputation, les comptes non lettrés et les écarts constatés.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur cave et vente de vin.

Vocabulaire

Capsule-congé: Marque fiscale apposée sur la bouteille, qui atteste le paiement des droits : elle dispense du document d'accompagnement à la vente au détail.
Entrepositaire agréé: Statut douanier qui permet de détenir des alcools en suspension de droits ; il oblige à une déclaration mensuelle et à une comptabilité matière.
Apogée: Période où un vin donne le meilleur de lui-même : elle commande le conseil, la rotation du stock et ce qui peut rester en cave.
Mention sanitaire: Message légal qui accompagne toute communication sur une boisson alcoolique ; son absence rend la publicité illicite.
Garde: Durée pendant laquelle un vin peut vieillir : elle se dit au client à l'achat, car elle décide de la façon de le conserver chez lui.
Allocation: Quantité qu'un domaine réserve à un caviste chaque année : elle se gagne sur la durée et se perd en une saison de commandes sautées.

Documents

Licence de vente à emporter: Déclarée en mairie et affichée : elle conditionne le droit de vendre de l'alcool et se présente à tout contrôle des douanes.
Document d'accompagnement des alcools: Suit chaque livraison en suspension de droits ; sans lui, une marchandise contrôlée en circulation est saisissable.
Fiche de dégustation par référence: Note le millésime, l'apogée, les accords et ce qui reste en stock : elle permet de conseiller sans rouvrir une bouteille.
Inventaire valorisé de la cave: Le stock dort et vaut cher : sans inventaire régulier, la trésorerie immobilisée n'apparaît jamais dans les comptes.

Règles

La vente d'alcool aux mineurs est interdite : une pièce d'identité est exigée en cas de doute, et le refus ne se négocie pas.

Toute communication sur un vin porte la mention sanitaire légale et reste dans les limites de la loi : on décrit le produit, on ne vante pas la consommation.

Vendre de l'alcool à emporter suppose la licence correspondante, déclarée et affichée : sans elle, le commerce est en infraction.

Depuis 2023, les vins mis sur le marché portent la liste des ingrédients et la déclaration nutritionnelle, sur l'étiquette ou par un lien dédié.

Spécificités

Bouteille, carton et palette: Trois unités d'achat qui n'ont ni le même prix ni les mêmes conditions : passer de l'une à l'autre change la marge.
Millésime: Année de récolte : c'est l'unité de référence du stock, deux millésimes d'une même cuvée ne se suivant jamais ensemble.
Degré Celsius et hygrométrie: La cave se tient dans une plage étroite : hors de cette plage, le stock se déprécie sans que rien ne le signale.
Le client qui cherche un accord: Décrit un plat et un budget plutôt qu'une appellation : le conseil se fait sur ce qu'il va manger, pas sur ce qui reste en rayon.
Le vigneron ou le domaine: Vend sur allocation, souvent en quantité limitée : la relation se construit sur plusieurs années et ne se rattrape pas en une commande.
Le service des douanes: Contrôle la licence, les capsules, les documents d'accompagnement et la comptabilité matière de l'entrepositaire agréé.
Le restaurateur client: Achète à la carte et attend un suivi de disponibilité : une référence épuisée sans prévenir lui laisse une carte fausse.; Les fêtes de fin d'année font une part décisive du chiffre, avec un stock constitué dès l'automne et payé bien avant d'être vendu.; Les primeurs et les foires aux vins imposent des engagements à date fixe, longtemps avant la livraison des bouteilles.; Le stock dort : une référence achetée aujourd'hui peut se vendre dans trois ans, et la trésorerie se joue sur ce décalage.