Agent de contrôle documentaire pour cave et vente de vin

Stock de forte valeur qui dort, millésimes à suivre, dégustations et vente sous licence.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur cave et vente de vin.

Vocabulaire

Capsule-congé: Marque fiscale apposée sur la bouteille, qui atteste le paiement des droits : elle dispense du document d'accompagnement à la vente au détail.
Entrepositaire agréé: Statut douanier qui permet de détenir des alcools en suspension de droits ; il oblige à une déclaration mensuelle et à une comptabilité matière.
Apogée: Période où un vin donne le meilleur de lui-même : elle commande le conseil, la rotation du stock et ce qui peut rester en cave.
Mention sanitaire: Message légal qui accompagne toute communication sur une boisson alcoolique ; son absence rend la publicité illicite.
Garde: Durée pendant laquelle un vin peut vieillir : elle se dit au client à l'achat, car elle décide de la façon de le conserver chez lui.
Allocation: Quantité qu'un domaine réserve à un caviste chaque année : elle se gagne sur la durée et se perd en une saison de commandes sautées.

Documents

Licence de vente à emporter: Déclarée en mairie et affichée : elle conditionne le droit de vendre de l'alcool et se présente à tout contrôle des douanes.
Document d'accompagnement des alcools: Suit chaque livraison en suspension de droits ; sans lui, une marchandise contrôlée en circulation est saisissable.
Fiche de dégustation par référence: Note le millésime, l'apogée, les accords et ce qui reste en stock : elle permet de conseiller sans rouvrir une bouteille.
Inventaire valorisé de la cave: Le stock dort et vaut cher : sans inventaire régulier, la trésorerie immobilisée n'apparaît jamais dans les comptes.

Règles

La vente d'alcool aux mineurs est interdite : une pièce d'identité est exigée en cas de doute, et le refus ne se négocie pas.

Toute communication sur un vin porte la mention sanitaire légale et reste dans les limites de la loi : on décrit le produit, on ne vante pas la consommation.

Vendre de l'alcool à emporter suppose la licence correspondante, déclarée et affichée : sans elle, le commerce est en infraction.

Depuis 2023, les vins mis sur le marché portent la liste des ingrédients et la déclaration nutritionnelle, sur l'étiquette ou par un lien dédié.

Spécificités

Bouteille, carton et palette: Trois unités d'achat qui n'ont ni le même prix ni les mêmes conditions : passer de l'une à l'autre change la marge.
Millésime: Année de récolte : c'est l'unité de référence du stock, deux millésimes d'une même cuvée ne se suivant jamais ensemble.
Degré Celsius et hygrométrie: La cave se tient dans une plage étroite : hors de cette plage, le stock se déprécie sans que rien ne le signale.
Le client qui cherche un accord: Décrit un plat et un budget plutôt qu'une appellation : le conseil se fait sur ce qu'il va manger, pas sur ce qui reste en rayon.
Le vigneron ou le domaine: Vend sur allocation, souvent en quantité limitée : la relation se construit sur plusieurs années et ne se rattrape pas en une commande.
Le service des douanes: Contrôle la licence, les capsules, les documents d'accompagnement et la comptabilité matière de l'entrepositaire agréé.
Le restaurateur client: Achète à la carte et attend un suivi de disponibilité : une référence épuisée sans prévenir lui laisse une carte fausse.; Les fêtes de fin d'année font une part décisive du chiffre, avec un stock constitué dès l'automne et payé bien avant d'être vendu.; Les primeurs et les foires aux vins imposent des engagements à date fixe, longtemps avant la livraison des bouteilles.; Le stock dort : une référence achetée aujourd'hui peut se vendre dans trois ans, et la trésorerie se joue sur ce décalage.