Gestionnaire de dossiers pour carrosserie et peinture automobile

Travail majoritairement pour les assurances, avec expertise préalable et délais d'immobilisation à tenir.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur carrosserie et peinture automobile.

Vocabulaire

Chiffrage: Évaluation du coût de remise en état pièce par pièce, produite dans un barème reconnu par l'assureur ; c'est elle qui ouvre la prise en charge.
VEI: Véhicule économiquement irréparable : la réparation dépasse la valeur du véhicule, l'assureur propose une indemnisation au lieu des travaux.
Marbre: Banc de mesure et de redressage du châssis ; le passage au marbre conditionne la sécurité du véhicule après un choc structurel.
Teinte: Formule de peinture propre au véhicule, retrouvée par son code constructeur puis ajustée par une plaquette d'essai avant application.
Agrément assureur: Convention qui met la carrosserie dans le réseau d'un assureur : volume de travail garanti contre tarifs et délais imposés.

Documents

Rapport d'expertise: L'expert liste les pièces prises en charge et le temps accordé ; ce qui n'y figure pas ne sera pas payé par l'assurance.
Chiffrage chiffré dans le barème: Il traduit les dégâts en pièces, ingrédients peinture et temps ; un chiffrage incomplet se répare en perte pour la carrosserie.
Ordre de réparation: Il autorise les travaux et fixe la part restant à la charge du client, franchise comprise, avant le démontage.
Procès-verbal de réception: Signé à la restitution, il constate l'état du véhicule rendu et ferme la discussion sur les rayures apparues on ne sait quand.

Règles

Aucun démontage irréversible avant le passage de l'expert : les pièces déposées sont conservées et photographiées, faute de quoi la prise en charge se discute sans preuve.

Une réparation touchant la structure impose le contrôle géométrique au marbre et sa trace écrite ; la sécurité du véhicule ne se présume pas sur un choc frontal.

L'agent ne négocie rien avec l'assureur et ne modifie aucun chiffrage validé : il prépare les pièces du dossier, relance l'expertise en attente et signale les écarts, le carrossier décide.

Spécificités

unité de temps (T1, T2, T3): Découpage du barème constructeur entre tôlerie, mécanique et électricité ; chaque taux horaire s'y applique séparément.
ingrédient peinture: Forfait calculé sur le temps de peinture et non sur la quantité réelle, base de facturation admise par les assureurs.
expert automobile: Un chiffrage justifié photo à l'appui et des pièces conservées jusqu'à son passage, sans démontage irréversible avant validation.
assureur ou gestionnaire de sinistre: Le respect de la convention d'agrément, des délais annoncés et une facturation conforme au rapport validé.
client sinistré: Savoir ce qu'il paie de sa poche, quand il récupère son véhicule, et retrouver une teinte qui ne se voit pas à deux mètres.; Le cycle est rythmé par l'expertise : tant que l'expert n'est pas passé et n'a pas validé le rapport, le véhicule occupe une place sans produire une heure facturable.; Les délais d'immobilisation courent au jour près parce que l'assureur paie un véhicule de remplacement ; un jour gagné au démontage est un jour de location économisé.