Assistant opérations pour carrosserie et peinture automobile

Travail majoritairement pour les assurances, avec expertise préalable et délais d'immobilisation à tenir.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur carrosserie et peinture automobile.

Vocabulaire

Chiffrage: Évaluation du coût de remise en état pièce par pièce, produite dans un barème reconnu par l'assureur ; c'est elle qui ouvre la prise en charge.
VEI: Véhicule économiquement irréparable : la réparation dépasse la valeur du véhicule, l'assureur propose une indemnisation au lieu des travaux.
Marbre: Banc de mesure et de redressage du châssis ; le passage au marbre conditionne la sécurité du véhicule après un choc structurel.
Teinte: Formule de peinture propre au véhicule, retrouvée par son code constructeur puis ajustée par une plaquette d'essai avant application.
Agrément assureur: Convention qui met la carrosserie dans le réseau d'un assureur : volume de travail garanti contre tarifs et délais imposés.

Documents

Rapport d'expertise: L'expert liste les pièces prises en charge et le temps accordé ; ce qui n'y figure pas ne sera pas payé par l'assurance.
Chiffrage chiffré dans le barème: Il traduit les dégâts en pièces, ingrédients peinture et temps ; un chiffrage incomplet se répare en perte pour la carrosserie.
Ordre de réparation: Il autorise les travaux et fixe la part restant à la charge du client, franchise comprise, avant le démontage.
Procès-verbal de réception: Signé à la restitution, il constate l'état du véhicule rendu et ferme la discussion sur les rayures apparues on ne sait quand.

Règles

Aucun démontage irréversible avant le passage de l'expert : les pièces déposées sont conservées et photographiées, faute de quoi la prise en charge se discute sans preuve.

Une réparation touchant la structure impose le contrôle géométrique au marbre et sa trace écrite ; la sécurité du véhicule ne se présume pas sur un choc frontal.

L'agent ne négocie rien avec l'assureur et ne modifie aucun chiffrage validé : il prépare les pièces du dossier, relance l'expertise en attente et signale les écarts, le carrossier décide.

Spécificités

unité de temps (T1, T2, T3): Découpage du barème constructeur entre tôlerie, mécanique et électricité ; chaque taux horaire s'y applique séparément.
ingrédient peinture: Forfait calculé sur le temps de peinture et non sur la quantité réelle, base de facturation admise par les assureurs.
expert automobile: Un chiffrage justifié photo à l'appui et des pièces conservées jusqu'à son passage, sans démontage irréversible avant validation.
assureur ou gestionnaire de sinistre: Le respect de la convention d'agrément, des délais annoncés et une facturation conforme au rapport validé.
client sinistré: Savoir ce qu'il paie de sa poche, quand il récupère son véhicule, et retrouver une teinte qui ne se voit pas à deux mètres.; Le cycle est rythmé par l'expertise : tant que l'expert n'est pas passé et n'a pas validé le rapport, le véhicule occupe une place sans produire une heure facturable.; Les délais d'immobilisation courent au jour près parce que l'assureur paie un véhicule de remplacement ; un jour gagné au démontage est un jour de location économisé.