Gestionnaire de dossiers pour caravane et camping-car

Saison très marquée, véhicules encombrants à stocker et préparation avant livraison longue.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur caravane et camping-car.

Vocabulaire

Véhicule de loisirs: Camping-car, van aménagé ou caravane : un véhicule et un logement à la fois, donc deux entretiens et deux sources de panne.
Étanchéité: Contrôle annuel de la cellule à l'humidimètre ; c'est lui qui conditionne la garantie constructeur et la valeur du véhicule à la revente.
PTAC: Poids total autorisé en charge : au-delà de trois tonnes et demie, le permis change et la vente doit le dire clairement à l'acheteur.
Préparation avant livraison: Montage des accessoires, contrôles et mise en main d'un véhicule neuf : elle prend plusieurs jours et se planifie avant l'arrivée du client.
Hivernage: Remisage hors saison avec vidange des circuits d'eau ; il remplit le parc de novembre à mars et se facture à la place occupée.

Documents

Bon de commande avec liste d'accessoires: Sur un véhicule de loisirs, les accessoires posés pèsent plusieurs milliers d'euros et doivent figurer un à un pour éviter le litige.
Procès-verbal de livraison et mise en main: Il constate l'état, la remise des documents et l'explication du fonctionnement de la cellule, qui dure souvent deux heures.
Rapport de contrôle d'étanchéité: Réalisé chaque année, il conserve la garantie constructeur sur la cellule ; son oubli une seule année la fait perdre définitivement.
Contrat d'hivernage: Il décrit l'état à la remise, les opérations prévues et la place attribuée, et fixe la responsabilité en cas de dégât sur le parc.

Règles

Le contrôle d'étanchéité annuel est réalisé et tracé dans les délais du constructeur : une année sautée fait perdre la garantie sur la cellule, qui est le poste le plus cher du véhicule.

La charge utile réelle et le poids total autorisé sont annoncés au client avant la vente, accessoires posés compris, parce qu'ils décident du permis nécessaire et de ce qu'il peut emporter.

L'agent ne promet aucune date de livraison et n'engage aucune pose d'accessoire : il prépare les dossiers, relance les contrôles d'étanchéité dus et suit les hivernages, la concession tranche.

Spécificités

mètre linéaire de parc: Place occupée par un véhicule en stock ou en hivernage ; c'est la ressource rare qui limite le volume traitable.
kilogramme de charge utile: Écart entre le poids à vide et le poids autorisé ; il décide de ce que le client peut emporter et se vérifie avant la vente.
acheteur de véhicule de loisirs: Une mise en main complète de la cellule, une date de livraison tenue avant ses vacances, et un accessoire posé conforme à son bon de commande.
constructeur ou importateur: Des commandes passées dans la fenêtre de collection, les contrôles d'étanchéité déclarés et les garanties documentées avec photos.
loueur ou client en location: Un véhicule propre et complet au départ, un état des lieux signé aux deux bouts, et une assistance joignable pendant le séjour.; La saison se joue de février à juin : les salons de début d'année déclenchent les commandes et les livraisons doivent être prêtes avant les départs d'été.; De novembre à mars, l'activité bascule sur l'hivernage, la préparation des véhicules commandés et les contrôles d'étanchéité, qui remplissent l'atelier creux.