Assistant achats pour cabinet médical

Consultations sur rendez-vous, télétransmission des feuilles de soins et secret médical absolu.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier les demandes internesVérifier quantité, date de besoin et imputation sur chaque demande reçue.
Renvoyer les demandes incomplètesDire au demandeur exactement ce qui manque pour que la demande soit traitée.
Préparer les commandesÉtablir les commandes à partir des demandes complètes et des prix en vigueur.
Relancer les accusés de réceptionRéclamer aux fournisseurs les confirmations de commande encore manquantes.
Suivre les dates annoncéesRelever les livraisons prévues et les retards signalés par les fournisseurs.
Rapprocher les facturesComparer chaque facture à sa commande et au bon de réception correspondant.
Traiter les écartsInstruire les différences de quantité ou de prix avant toute mise en paiement.
Relever les achats hors circuitCompter les factures sans commande et les rattacher au service demandeur.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur cabinet médical.

Feuille de soins électronique: Transmission directe à l'assurance maladie par la carte Vitale et la carte de professionnel de santé : elle accélère le remboursement du patient.
Parcours de soins coordonné: Passage par le médecin traitant avant certains spécialistes : hors parcours, le patient est moins remboursé et doit en être averti.
Tiers payant: Dispense d'avance de frais : il est obligatoire pour certains publics et facultatif pour d'autres, et la distinction se connaît par cœur.
Affection de longue durée: Statut qui ouvre une prise en charge intégrale sur les soins liés à la pathologie : il change la facturation, pas la consultation.
Secret médical: Il couvre tout ce qui est vu, entendu ou compris au cabinet, et s'impose à tout le personnel, secrétariat compris.
Hébergement de données de santé: Tout prestataire qui héberge des données de santé doit être certifié : un outil non certifié ne reçoit aucune donnée de patient.

Dossier médical du patient: Conservé de longues années et accessible au patient sur demande : sa tenue engage directement la responsabilité du médecin.
Ordonnance: Porte les mentions obligatoires, la durée et la posologie : incomplète, elle est refusée en pharmacie et fait revenir le patient.
Affichage des honoraires: Obligatoire en salle d'attente : tarifs, dépassements éventuels et conditions de remboursement sont lisibles avant la consultation.
Justificatif de droits pour le tiers payant: Atteste la dispense d'avance de frais appliquée : sans droits vérifiés, la part facturée peut être rejetée et rester impayée.

Le secret médical est absolu et s'impose à tout le cabinet : aucune information sur un patient ne se donne à un tiers sans son accord.

Les données de santé ne sont confiées qu'à un hébergeur certifié : un outil non certifié n'en reçoit aucune, même en apparence anonymisée.

Les honoraires et les éventuels dépassements s'affichent et s'annoncent avant la consultation, jamais au moment de payer.

L'agent n'interprète aucun symptôme et ne donne aucun conseil médical : il organise, transmet et rappelle, le reste revient au médecin.

Consultation: Unité de temps et de facturation : la durée type structure le planning, et un dépassement se répercute sur tous les patients suivants.
Code de l'acte: Chaque acte a son code et son tarif conventionnel : c'est lui qui est facturé, jamais une estimation du temps passé.
Taux de télétransmission: Part des feuilles de soins transmises par voie électronique : elle est suivie par l'assurance maladie et conditionne certaines aides.
Le patient: Attend un créneau rapide et des explications compréhensibles : ce qui n'est pas expliqué sera cherché ailleurs et mal compris.
Le secrétariat: Filtre les demandes et fixe les rendez-vous : il est tenu au secret médical au même titre que le médecin, sans aucune exception.
La caisse d'assurance maladie: Contrôle la facturation et les droits : un rejet de télétransmission se corrige vite, sinon l'acte reste définitivement impayé.
Le pharmacien: Appelle pour une ordonnance illisible ou incomplète : chaque appel coûte du temps aux deux et retarde le traitement du patient.; Les lundis et les lendemains de week-end concentrent les demandes : c'est là que des créneaux d'urgence du jour doivent exister.; Les épidémies saisonnières font monter la demande d'un coup : le planning doit garder des places libres pour absorber le jour même.; La télétransmission se fait chaque jour : un retard s'accumule vite et retarde d'autant le remboursement des patients.