Agent de contrôle documentaire pour bricolage et quincaillerie de détail

Assortiment très large à faible rotation, conseils techniques au comptoir et découpe à la demande.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur bricolage et quincaillerie de détail.

Vocabulaire

Référence: L'article identifié précisément : en quincaillerie, un millimètre ou un filetage distingue deux produits.
Assortiment de longue traîne: Les milliers de références qui ne tournent qu'une ou deux fois par an mais font venir le client.
Vente au détail: La découpe ou le dépotage à la demande, service qui justifie le magasin face aux grandes surfaces.
Conseil au comptoir: L'aide technique donnée au client, souvent plus longue que la vente et qui fait revenir l'artisan.
Compte pro: Le client professionnel qui achète en compte avec des conditions négociées et des échéances de règlement.
Découpe: Le service de coupe sur mesure, bois, verre ou câble, à chiffrer car il consomme du temps de vendeur.
Équivalence: Le produit de remplacement quand la référence exacte manque : il se propose avec ses différences, pas à l'aveugle.
Rupture: L'absence d'une référence attendue, qui envoie le client chez le concurrent et souvent pour de bon.

Documents

Fiche produit technique: Dimensions, matière et compatibilités : sans elle, la vente d'une pièce technique devient un pari.
Bon de commande client: Pour les références non tenues, il engage sur un délai et évite les allers-retours inutiles.
Conditions du compte professionnel: Remises, plafond et échéances de règlement, formalisés avant d'ouvrir un encours.
Fiche de sécurité des produits classés: Peintures et produits chimiques ont leurs fiches, à tenir accessibles en magasin.

Règles

Une équivalence se propose en expliquant ce qui change : vendre un produit approchant sans le dire fait revenir le client fâché.

Les encours des comptes professionnels se surveillent : un client en retard de paiement n'accumule pas une nouvelle commande.

Les produits classés se vendent avec leurs informations de sécurité et selon les restrictions applicables à certains d'entre eux.

Un service de découpe se chiffre : offert systématiquement, il consomme le temps qui manque aux autres clients.

Spécificités

Références tenues: L'étendue de l'assortiment, argument de vente et poids de trésorerie à la fois.
Taux de service: La part de demandes servies immédiatement, qui décide de la fidélité de la clientèle professionnelle.
Encours client pro: Les sommes dues par les comptes professionnels, premier risque financier du magasin.
L'artisan client: Il veut la bonne pièce tout de suite et juge sur la disponibilité, pas sur le prix affiché.
Le particulier bricoleur: Il décrit mal son besoin et attend un diagnostic ; le conseil vaut plus que le produit vendu.
Le fournisseur ou la centrale: Il tient l'assortiment et les délais ; une rupture durable se compense par une équivalence proposée.
Le vendeur technique: Il connaît les compatibilités et évite au client de revenir avec la mauvaise pièce.; Les artisans passent très tôt le matin avant leur chantier : l'heure d'ouverture fait une partie de la clientèle.; Les week-ends amènent les particuliers avec des projets et des questions, et un temps de conseil bien plus long.; Le printemps et les beaux jours lancent les travaux extérieurs et concentrent une part importante du chiffre.