Gestionnaire de dossiers pour boissons et brasserie

Fabrication en cuves avec fermentation, stocks de contenants consignés et accises sur les volumes vendus.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur boissons et brasserie.

Brassin: La cuvée produite en une fois ; c'est l'unité de fabrication, de traçabilité et de calcul de rendement.
Moût: Le liquide sucré obtenu avant fermentation, dont la densité initiale annonce le degré d'alcool final.
Densité: La mesure suivie tout au long de la fermentation, qui dit où en est la levure et quand la cuve est prête.
Garde: La maturation à froid après fermentation, qui affine le goût et occupe des cuves pendant des semaines.
Titre alcoométrique: Le degré d'alcool, déclaré sur l'étiquette et servant de base au calcul des droits.
Entrepositaire agréé: Le statut fiscal qui permet de détenir et d'expédier des boissons alcoolisées en suspension de droits.
Droits d'accise: La fiscalité sur les volumes d'alcool, déclarée périodiquement et payée selon ce qui est sorti du stock.
Consigne: Le système de fûts et de bouteilles rendus, dont le suivi conditionne la disponibilité des contenants.

Fiche de brassin: Elle consigne matières, densités, températures et durées, et relie chaque bouteille à sa cuve d'origine.
Déclaration récapitulative des volumes: Transmise périodiquement à l'administration, elle fonde le calcul des droits sur les quantités sorties.
Document d'accompagnement des expéditions: Il suit chaque envoi de boissons alcoolisées et justifie le régime fiscal appliqué.
Registre des contenants consignés: Il suit fûts et bouteilles sortis et rentrés ; sans lui, le parc disparaît sans que personne ne le voie.

Les volumes déclarés sont ceux des registres, tenus au jour le jour : une régularisation de fin de période attire le contrôle.

Aucune expédition d'alcool sans le document d'accompagnement adapté au régime fiscal du destinataire.

Le degré déclaré sur l'étiquette correspond à la mesure du lot, dans la tolérance admise, et pas à la recette théorique.

Les mentions obligatoires et les messages sanitaires figurent sur l'étiquette avant toute mise en marché, sans exception.

Hectolitres: L'unité de production et de déclaration fiscale, sur laquelle tout le secteur se compare.
Degré alcoolique: Le titre déclaré, qui change la catégorie fiscale et le montant des droits dus.
Jours de garde: La durée de maturation, qui immobilise des cuves et borne le nombre de brassins possibles.
Le caviste ou le bar client: Il commande de petits volumes réguliers et juge sur la régularité du produit d'un brassin à l'autre.
L'administration des douanes: Elle contrôle les stocks, les déclarations et les documents d'accompagnement, et compare aux volumes produits.
Le fournisseur de matières premières: Malt, houblon ou fruits dépendent de récoltes ; une variété manquante change le produit de l'année.
L'embouteilleur ou le prestataire de conditionnement: Son créneau se réserve à l'avance et commande la date de mise en marché.; Le brassin occupe la cuve plusieurs semaines : le nombre de cuves, pas la demande, fixe le plafond de production.; L'été et les fêtes concentrent les volumes, avec des contenants consignés qui reviennent en retard au pire moment.; Les déclarations fiscales reviennent à échéance fixe et se préparent sur les mouvements de stock du mois écoulé.